El recibo que cuenta ante el SAT es el CFDI de nómina con el complemento 1.2, y ante la ley laboral lo que importa es el artículo 101 de la LFT: el recibo impreso vale con firma autógrafa del trabajador, y el CFDI puede sustituirlo. El plazo para timbrarlo depende de cuánta gente tengas.
Nómina timbrada a tiempo y sin diferencias
¿Qué formato debe tener un recibo de nómina?
Hay dos respuestas y las dos son obligatorias. Fiscalmente, el recibo es un CFDI de tipo nómina con el complemento de nómina en su versión 1.2, revisión C —vigente desde el 1 de enero de 2022, que es la que se integra con el CFDI 4.0 y obliga a incluir RFC, nombre, régimen fiscal y código postal del domicilio fiscal del receptor—; el artículo 99, fracción III, de la Ley del ISR obliga al patrón a expedir y entregar comprobantes fiscales por los pagos de salarios.
Laboralmente manda el artículo 101 de la Ley Federal del Trabajo: el trabajador debe tener acceso a la información detallada de los conceptos y deducciones, los recibos de pago se entregan en forma impresa o por cualquier otro medio, y el patrón debe entregarlo impreso cuando el trabajador lo pida. Ese mismo artículo añade que los recibos impresos deben contener firma autógrafa del trabajador para su validez, y que los recibos contenidos en un CFDI pueden sustituir a los impresos.
Los datos que no pueden faltar
El comprobante combina datos generales del CFDI con los del complemento de nómina. Esta es la lista de lo que se revisa cuando algo no cuadra:
| Bloque | Datos | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Emisor | RFC, nombre, régimen fiscal y registro patronal del IMSS | Identifica al patrón y liga el recibo con la nómina del IMSS |
| Receptor | RFC, nombre, CURP, número de seguridad social, código postal | Lo que permite que el trabajador vea el recibo en su portal |
| Relación laboral | Fecha de inicio, antigüedad, tipo de contrato, tipo de jornada, periodicidad de pago | Define exenciones y cálculos |
| Salarios | Salario diario, salario base de cotización y salario diario integrado | Base de cuotas y de finiquitos |
| Percepciones | Sueldo, horas extra, prima vacacional, aguinaldo, PTU, con su parte gravada y exenta | El cálculo del ISR y el control de exenciones |
| Deducciones | ISR retenido, cuotas del IMSS a cargo del trabajador, crédito INFONAVIT, pensión alimenticia | Lo que explica la diferencia entre bruto y neto |
| Otros pagos | Subsidio para el empleo aplicado y saldo a favor | Conceptos que no son percepción ni deducción |
| Fechas | Fecha de pago, fecha inicial y final del periodo y días pagados | Determina el periodo y el plazo de timbrado |
Nómina timbrada a tiempo y sin diferencias
El plazo para timbrar según el número de trabajadores
El CFDI de nómina puede emitirse antes del pago o dentro de los días hábiles posteriores que correspondan al tamaño de la plantilla, conforme a la regla 2.7.5.1 de la Resolución Miscelánea Fiscal. Y hay un detalle que evita errores de captura: la fecha de expedición que se considera es la fecha en que efectivamente se realizó el pago.
| Número de trabajadores o asimilados | Días hábiles posteriores al pago |
|---|---|
| De 1 a 50 | 3 |
| De 51 a 100 | 5 |
| De 101 a 300 | 7 |
| De 301 a 500 | 9 |
| Más de 500 | 11 |
Impreso, digital o los dos
La combinación que menos problemas genera es simple: timbras el CFDI en el plazo que te toca, lo pones a disposición del trabajador y conservas un acuse de entrega. Si el trabajador pide el recibo impreso, lo entregas; si tu control interno usa recibos impresos con firma, esa firma autógrafa es la que les da validez conforme al artículo 101 de la LFT.
El mismo artículo aclara el valor probatorio del comprobante digital: el contenido de un CFDI hará prueba si se verifica en el portal del SAT y, en caso de ser validado, se estará a lo dispuesto en la fracción I del artículo 836-D de la Ley Federal del Trabajo. En un juicio laboral, el XML validado pesa; el PDF suelto, mucho menos.
Los errores que salen caros
El primero es de fondo: pagar por transferencia sin consentimiento del trabajador. El artículo 101 de la LFT permite el pago por depósito, tarjeta o transferencia previo consentimiento del trabajador, y obliga al patrón a cubrir los gastos o costos que originen esos medios de pago.
Los otros tres son de captura, y se detectan cruzando el recibo con la nómina del IMSS: separar mal la parte gravada y la exenta de conceptos como horas extra o prima vacacional; registrar un salario base de cotización que no coincide con el declarado al IMSS; y timbrar con fecha de pago distinta de la real, lo que descoloca el mes de la retención y, con ella, el entero del ISR.
Preguntas frecuentes
¿El recibo de nómina tiene que llevar firma del trabajador?
Los impresos sí: el artículo 101 de la Ley Federal del Trabajo señala que los recibos impresos deberán contener firma autógrafa del trabajador para su validez. El mismo artículo agrega que los recibos de pago contenidos en un CFDI pueden sustituir a los impresos, y que su contenido hará prueba si se verifica en el portal del SAT.
¿Cuántos días tengo para timbrar la nómina?
Depende de tu plantilla: 3 días hábiles con 1 a 50 trabajadores, 5 con 51 a 100, 7 con 101 a 300, 9 con 301 a 500 y 11 con más de 500, conforme a la regla 2.7.5.1 de la Resolución Miscelánea Fiscal. La fecha de expedición que se considera es la del pago efectivo de las remuneraciones.
¿Qué versión del complemento de nómina está vigente?
La 1.2, en su revisión C, vigente desde el 1 de enero de 2022; es la única publicada por el SAT como vigente. La estructura del XML no cambia con frecuencia, pero los catálogos y la guía de llenado sí se actualizan sin cambiar la versión: conviene confirmar en el Portal del SAT que tu sistema de nómina tenga cargados los vigentes.
¿Puedo pagar la nómina por transferencia sin más?
Necesitas el consentimiento previo del trabajador. El artículo 101 de la Ley Federal del Trabajo permite el pago por depósito en cuenta bancaria, tarjeta de débito, transferencias u otros medios electrónicos previo consentimiento del trabajador, y establece que los gastos o costos que originen esos medios los cubre el patrón.
¿El recibo de nómina sirve para comprobar ingresos ante un banco?
Sí, y es el uso más frecuente fuera de lo fiscal. Como el CFDI queda registrado a nombre del trabajador, cualquier institución puede verificar su autenticidad en el portal del SAT. Por eso conviene que las percepciones estén correctamente clasificadas: un recibo mal armado distorsiona el ingreso que el trabajador puede demostrar.
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Nómina timbrada a tiempo y sin diferencias
Si tu nómina se timbra tarde o no cuadra con lo declarado al IMSS, el costo aparece después. Mira lo que cuesta tener ese proceso resuelto cada quincena.