Formato de recibo de nómina editable: para qué sirve

¿Un formato editable sirve como recibo de nómina?

Como documento interno, sí. Como comprobante fiscal, no. El artículo 99, fracción III, de la Ley del ISR obliga al patrón a expedir y entregar comprobantes fiscales por los pagos de salarios, y esos comprobantes son CFDI timbrados: un archivo en Word o Excel no tiene sello digital del SAT, no se puede verificar y no ampara la deducción del gasto de nómina ni el entero del ISR retenido.

Dicho eso, el formato editable resuelve cosas reales. El artículo 101 de la Ley Federal del Trabajo exige que el trabajador tenga acceso a la información detallada de los conceptos y deducciones, obliga a entregar el recibo impreso cuando el trabajador lo pida y establece que los recibos impresos requieren firma autógrafa para su validez. Ahí es donde una plantilla propia cumple una función.

Qué resuelve y qué no

La confusión sale caro cuando una empresa cree que con la plantilla firmada ya cumplió. Este es el reparto real de funciones:

Qué debe contener tu plantilla para que sirva de algo

La regla de oro es que el formato interno diga exactamente lo mismo que el CFDI que vas a timbrar. Si difieren en un peso, la plantilla deja de ser un control y se vuelve una contradicción documental:

• Datos del patrón: nombre o razón social, RFC y registro patronal del IMSS.
• Datos del trabajador: nombre, RFC, CURP, número de seguridad social y puesto.
• Periodo: fecha inicial y final, días pagados y fecha de pago.
• Percepciones desglosadas, separando la parte gravada de la exenta en conceptos como horas extra, prima vacacional o aguinaldo.
• Deducciones desglosadas: ISR retenido, cuotas del IMSS a cargo del trabajador, crédito INFONAVIT y, en su caso, pensión alimenticia.
• Neto pagado, forma de pago y espacio para la firma autógrafa del trabajador.
• Folio fiscal (UUID) del CFDI correspondiente: es lo que amarra el documento interno con el comprobante fiscal.

El riesgo de usarlo como único recibo

Son dos frentes distintos y ninguno se arregla con la firma del trabajador. En lo fiscal, sin CFDI de nómina no hay comprobante del pago de salarios ni del ISR retenido, y la deducción del gasto queda sin soporte; el artículo 27 de la Ley del ISR condiciona las deducciones al cumplimiento de las obligaciones en materia de retención y entero de impuestos a cargo de terceros.

En lo laboral, el recibo impreso sin firma autógrafa no cumple lo que pide el artículo 101 de la LFT, y el archivo editable —por su naturaleza— es fácil de cuestionar como prueba, precisamente porque cualquiera puede modificarlo. El CFDI tiene la ventaja contraria: su contenido hará prueba si se verifica en el portal del SAT, con el efecto que prevé la fracción I del artículo 836-D de la propia ley.

La forma ordenada de trabajar con los dos

El orden que funciona en una PYME es este: la plantilla se usa para armar y revisar la prenómina; se autoriza el pago; se timbra el CFDI dentro del plazo que corresponda al número de trabajadores —de 3 a 11 días hábiles, conforme a la regla 2.7.5.1 de la RMF—, con la fecha de pago real; y la representación impresa o la plantilla, ya con el UUID, se firma como acuse de entrega.

Así cada documento hace lo suyo: el CFDI soporta la deducción y la retención, y el papel firmado documenta la entrega. Si alguna vez tienes que demostrar las dos cosas —y en una inspección o un juicio suele pedirse ambas—, no tendrás que elegir.