Toda persona moral lleva contabilidad en medios electrónicos y se la envía al SAT: catálogo de cuentas con código agrupador y balanza de comprobación mensual (art. 28 del CFF). Las pólizas solo salen a requerimiento, o cuando pides una devolución o compensas un saldo.
¿Tu contabilidad electrónica sí se está enviando?
¿Qué contabilidad debe llevar una persona moral?
La completa, en medios electrónicos y a disposición de la autoridad. El artículo 28 del CFF impone cuatro cosas: llevar los registros y asientos contables, hacerlo en sistemas electrónicos con capacidad de generar archivos XML, conservarlos en el domicilio fiscal, y enviar mensualmente la información contable al SAT a través del buzón tributario. El artículo 33 de su Reglamento enumera qué integra esa contabilidad: libros, sistemas, papeles de trabajo, estados de cuenta, control de inventarios y la documentación comprobatoria.
No hay versión reducida por tamaño: una S. de R.L. de tres personas tiene la misma obligación formal que una empresa de doscientas. Lo que cambia es el volumen, no el requisito. El panorama del resto de obligaciones está en la guía de contabilidad empresarial.
Qué se envía al SAT y cuándo
Enviar contabilidad no es mandar todo: es mandar tres piezas, y la tercera solo cuando te la piden.
| Elemento | Cuándo se envía | Formato | Fundamento |
|---|---|---|---|
| Catálogo de cuentas con código agrupador del SAT | La primera vez al iniciar la obligación y cada vez que se modifique | XML | art. 28 fr. IV CFF y la regla vigente de la RMF |
| Balanza de comprobación mensual | Cada mes, en los primeros días del segundo mes posterior (plazo por confirmar en la regla vigente) | XML | art. 28 fr. IV CFF y la regla vigente de la RMF |
| Balanza de cierre del ejercicio | Una vez al año, en el plazo de la regla vigente | XML | art. 28 fr. IV CFF |
| Pólizas y auxiliares de cuenta | Solo a requerimiento de la autoridad, o al solicitar devolución o compensar | XML | art. 30-A CFF y la regla vigente de la RMF |
¿Tu contabilidad electrónica sí se está enviando?
El código agrupador: el detalle que decide si tu envío sirve
El catálogo de cuentas no se envía como lo tiene tu sistema: cada cuenta debe mapearse al código agrupador que publica el SAT. Es lo que permite a la autoridad comparar la contabilidad de miles de empresas con criterios homogéneos, y es también donde se rompe la mayoría de los envíos. Una cuenta de «gastos varios» mapeada a un agrupador que no le corresponde convierte una balanza correcta en una balanza inservible para ti el día que necesites usarla como prueba.
La consecuencia práctica aparece cuando pides una devolución de saldo a favor: la autoridad revisa el envío y, si el catálogo no cuadra con las cifras declaradas, el trámite se atora en requerimientos. El momento de arreglar el mapeo es al darlo de alta, no cuando el dinero ya está detenido.
¿Alguna persona moral queda relevada?
Prácticamente ninguna. Las personas morales del régimen general, las del RESICO de personas morales y las del Título III con fines no lucrativos llevan contabilidad y envían su información. El relevo que la gente recuerda —el de quienes cumplen registrando ingresos y gastos en la aplicación del SAT— es de ciertas personas físicas, no de empresas.
Lo que sí cambia entre regímenes es qué mide esa contabilidad. Una persona moral del régimen general acumula ingresos al devengado conforme al artículo 17 de la LISR y deduce al devengado; una persona moral en RESICO trabaja sobre flujo de efectivo (arts. 206 a 215 de la LISR). Son dos contabilidades con la misma forma y distinta lógica, y confundirlas produce declaraciones que no cuadran con la balanza enviada.
La contabilidad del SAT no es la que te sirve para decidir
La balanza que se envía cumple un requisito, no responde una pregunta de negocio. Para dirigir hace falta otra capa: estado de resultados por línea de servicio o producto, flujo de efectivo proyectado, antigüedad de cuentas por cobrar y conciliación bancaria al día. Nada de eso se manda al SAT y casi nada viene incluido en una iguala básica de cumplimiento.
Como referencia de mercado, llevar la contabilidad mensual de una PYME persona moral con nómina, IVA y contabilidad electrónica se mueve entre $3,000 y $7,000 al mes; una mediana empresa con más volumen y complejidad, entre $8,000 y $15,000. La diferencia de precio casi siempre es volumen de pólizas y número de trabajadores, no calidad del reporte. Estima tu rango con la Calculadora de Honorarios.
El error común y qué hacer hoy
El error más caro es descubrir que nunca se envió la contabilidad electrónica el día que se pide una devolución. El envío no genera acuse visible en tu correo y es fácil suponer que se hizo. La revisión toma cinco minutos en el portal y ahorra meses de requerimientos.
- Entra a Mi portal, a la consulta de envíos de contabilidad electrónica, y verifica mes por mes del ejercicio en curso y del anterior.
- Descarga tu catálogo de cuentas enviado y revisa el mapeo al código agrupador cuenta por cuenta.
- Compara los totales de la balanza mensual contra el importe declarado del mismo mes: deben coincidir.
- Pide a tu despacho el acuse de cada envío, igual que pides el acuse de cada declaración.
- Si vas a solicitar devolución, revisa el envío antes de presentar la solicitud, no después.
Preguntas frecuentes
¿Qué contabilidad debe enviar una persona moral al SAT?
El catálogo de cuentas con el código agrupador del SAT, la primera vez y cada que se modifique, y la balanza de comprobación mensual, ambos en XML, conforme al artículo 28, fracción IV, del CFF y la regla vigente de la Resolución Miscelánea. Las pólizas y los auxiliares solo se envían a requerimiento de la autoridad o cuando se solicita una devolución o se compensa.
¿Una persona moral en RESICO también lleva contabilidad?
Sí. El RESICO de personas morales (arts. 206 a 215 de la LISR) simplifica el cálculo del impuesto al trabajar sobre flujo de efectivo, pero no libera de las obligaciones del artículo 28 del CFF: registros electrónicos, catálogo con código agrupador y envío de balanzas. Lo que cambia es la lógica de acumulación y deducción, no el requisito formal.
¿Qué es el código agrupador y por qué importa?
Es la clasificación estándar que publica el SAT y a la que debe mapearse cada cuenta de tu catálogo antes de enviarlo. Sirve para que la autoridad compare contabilidades con criterios homogéneos. Un mapeo mal hecho convierte una contabilidad correcta en un envío inservible, y eso se nota cuando pides una devolución y el trámite se traba en requerimientos.
¿Cuánto cuesta llevar la contabilidad de una persona moral?
Como rango de mercado, entre $3,000 y $7,000 mensuales para una PYME persona moral con nómina, IVA y contabilidad electrónica, y entre $8,000 y $15,000 para una mediana empresa. La variable que más mueve el precio es el volumen de pólizas y el número de trabajadores. Los reportes de gestión suelen cotizarse aparte del cumplimiento.
¿Qué pasa si nunca envié la contabilidad electrónica?
Es una infracción de las obligaciones del artículo 28 del CFF, sancionable conforme a los artículos 81 y 82, y en la práctica el problema aparece al pedir una devolución o al recibir una revisión: sin envíos, la autoridad no tiene con qué validar lo declarado. Se corrige enviando los periodos faltantes, empezando por el catálogo de cuentas.
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