Se envía desde el Buzón Tributario, en archivos XML comprimidos que siguen el Anexo 24 de la RMF y van firmados con la e.firma o el sello digital. El envío termina cuando recibes el acuse de aceptación: el de recepción no basta como prueba.
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¿Cómo se envía la contabilidad electrónica al SAT?
Se envía por el Buzón Tributario, en la sección de contabilidad electrónica, cargando archivos XML comprimidos en formato ZIP con el nombre y la estructura que define el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente, firmados con la e.firma del contribuyente o con su certificado de sello digital. La obligación de fondo está en el art. 28 fr. IV CFF: ingresar de forma mensual la información contable a través de la página de Internet del SAT, conforme a las reglas de carácter general que se emitan para tal efecto.
Lo que se envía de rutina son dos archivos: el catálogo de cuentas —la primera vez y cada vez que se modifique— y la balanza de comprobación del mes. Las pólizas y los auxiliares no se envían mensualmente: se entregan cuando la autoridad los solicita en el ejercicio de sus facultades, en una compulsa, o cuando se presenta una solicitud de devolución o una compensación.
El proceso, paso a paso
El orden importa: si el catálogo no está aceptado, la balanza se rechaza aunque esté bien hecha.
- Asocia cada cuenta de tu catálogo con el código agrupador del SAT que corresponda; sin código agrupador el archivo no pasa validación.
- Genera el XML del catálogo de cuentas desde tu sistema contable y valida su estructura contra el Anexo 24.
- Genera el XML de la balanza de comprobación del mes con saldos iniciales, movimientos y saldos finales.
- Comprime cada archivo en ZIP con la nomenclatura RFC, año, mes y tipo de envío que exige el Anexo 24.
- Entra al Buzón Tributario, sección contabilidad electrónica, y carga los archivos firmando con e.firma o CSD.
- Descarga el acuse de recepción y, al día siguiente, verifica el acuse de aceptación o rechazo.
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Acuse de recepción no es acuse de aceptación
Esta es la confusión que más multas provoca. Al cargar el archivo el sistema emite un acuse de recepción: significa que el envío llegó, no que sea válido. La validación ocurre después y produce un acuse de aceptación o uno de rechazo con el motivo. Solo el de aceptación acredita que cumpliste; si el archivo se rechaza y no lo corriges dentro del plazo, para efectos legales no enviaste nada.
Los motivos de rechazo más frecuentes son estructurales, no contables: sello digital que no corresponde al RFC del archivo, nomenclatura del ZIP incorrecta, versión del Anexo 24 desactualizada, cuentas sin código agrupador y balanzas cuyo periodo no coincide con el declarado en el XML. Ninguno se detecta revisando los estados financieros: se detectan validando el archivo antes de subirlo.
Lo que debe estar listo antes de generar el archivo
El envío es el último paso de un proceso contable, no un trámite independiente. Estos son los requisitos que la ley impone al registro mismo.
| Requisito | Qué exige | Fundamento |
|---|---|---|
| Registros analíticos y oportunos | Asentar la operación a más tardar dentro de los cinco días siguientes a su realización | art. 33 apartado B fr. I RCFF |
| Libro diario y mayor | Todas las operaciones en orden cronológico, con cargos y abonos por cuenta | art. 33 apartado B fr. II RCFF |
| Registros en medios electrónicos | La contabilidad se lleva en sistema electrónico con documentación soporte disponible en el domicilio fiscal | art. 28 fr. III CFF |
| Envío mensual de la información contable | Ingresarla por el portal del SAT conforme a reglas generales | art. 28 fr. IV CFF |
| Estructura de los archivos | Formato XML del Anexo 24 de la RMF vigente y código agrupador | reglas del Capítulo 2.8 de la RMF |
Ejemplo: primer envío de una empresa nueva
Una S. de R.L. constituida en septiembre cierra su primer mes de operación con 40 pólizas. Antes de pensar en el envío, su contador asocia las 118 cuentas del catálogo con el código agrupador del SAT; ese trabajo se hace una sola vez y es el que determina si los siguientes doce envíos serán automáticos o dolorosos.
En el primer envío suben catálogo y balanza juntos. El catálogo se acepta; la balanza se rechaza porque una cuenta de gastos quedó sin código agrupador. Corrigen el catálogo, lo vuelven a enviar como modificación y después reenvían la balanza. Total: dos días de trabajo que no se repetirán, siempre que cada alta de cuenta nueva incluya su código agrupador desde el día uno.
Qué hacer hoy
Si nunca has revisado tus acuses, empieza por ahí: es donde aparecen los envíos que creías hechos.
- Descarga tus acuses de aceptación de los últimos doce meses y verifica que existan todos, no solo los de recepción.
- Revisa que tu catálogo de cuentas tenga código agrupador en el 100% de las cuentas, incluidas las creadas este año.
- Confirma que tu sistema contable genere el XML en la versión vigente del Anexo 24.
- Guarda los ZIP enviados junto con sus acuses: son la prueba de cumplimiento ante un requerimiento.
- Si encuentras rechazos sin corregir, atiéndelos antes de que llegue el requerimiento de la autoridad.
Preguntas frecuentes
¿Qué archivos se envían al SAT en la contabilidad electrónica?
De forma mensual, la balanza de comprobación; y el catálogo de cuentas la primera vez y cada vez que se modifique. Las pólizas y los auxiliares no se envían de rutina: se entregan cuando la autoridad los requiere, en una compulsa o al presentar una solicitud de devolución o compensación.
¿Con qué se firma el envío de la contabilidad electrónica?
Con la e.firma del contribuyente o con su certificado de sello digital, según la modalidad que utilice al cargar los archivos en el Buzón Tributario. El certificado debe corresponder al RFC del archivo: un sello que no coincide es una de las causas de rechazo más frecuentes.
¿El acuse de recepción sirve como prueba de cumplimiento?
No. El acuse de recepción solo confirma que el archivo llegó. La validación posterior genera un acuse de aceptación o uno de rechazo con el motivo, y únicamente el de aceptación acredita el cumplimiento. Un archivo rechazado y no corregido equivale, para efectos legales, a no haber enviado nada.
¿Qué es el código agrupador y por qué importa?
Es la clave con la que el SAT homologa tus cuentas contables con su propio catálogo, y es obligatoria en el XML del catálogo de cuentas conforme al Anexo 24 de la RMF. Una sola cuenta sin código agrupador provoca el rechazo del archivo completo, incluida la balanza que dependa de ese catálogo.
¿Cuándo debo registrar una operación en la contabilidad?
Los registros o asientos deben ser analíticos y efectuarse en el mes en que se realicen las operaciones, a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización del acto o actividad (art. 33 apartado B fr. I del Reglamento del CFF). Ese plazo es el que hace posible cumplir después con el envío mensual.
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