Qué pedirle a tu contador cuando lo cambias (lista y carta)

¿Qué debe entregarte tu contador cuando lo cambias?

Todo lo que sea tu contabilidad, porque legalmente es tuya. El artículo 28 del CFF define la contabilidad como los libros, registros, papeles de trabajo, estados de cuenta y documentación comprobatoria del contribuyente, y el artículo 30 te obliga a conservarla durante cinco años y a exhibirla cuando la autoridad la pida. El contador es quien la elabora y la custodia, pero quien responde ante el SAT eres tú. Esa asimetría es la razón por la que la entrega no se pide de favor: se pide por escrito y con acuse.

La segunda regla práctica es el formato. Una carpeta con PDF no es una entrega: es una foto de la entrega. Lo que sirve para operar y para defenderte son los archivos originales, XML de cada CFDI, respaldos del sistema contable y acuses con sello digital. Y la tercera regla, la que evita la mitad de los conflictos: casi todo lo importante está también en el portal del SAT, donde puedes descargarlo sin depender de nadie.

Los diez entregables, con formato y forma de verificarlos

Esta lista sirve como anexo de tu carta de solicitud. La tercera columna es la que cambia el balance de poder: si puedes verificarlo por tu cuenta, la entrega deja de ser un cuello de botella.

La carta de solicitud de entrega: qué debe decir

Un correo bien redactado resuelve la mayoría de los casos, porque deja constancia y fija una fecha. No hace falta lenguaje jurídico ni tono de conflicto: basta con ser específico. La estructura que funciona es esta: identificas al contribuyente y el periodo, fijas la fecha de corte de servicios, enlistas los entregables con su formato, propones una fecha de entrega razonable —diez días hábiles suele serlo— y ofreces recibirlos por el medio que le resulte más cómodo.

Un texto modelo: «Por medio del presente, y con fundamento en los artículos 28 y 30 del Código Fiscal de la Federación, solicito la entrega de la contabilidad y documentación de [razón social y RFC] correspondiente al periodo [de… a…], conforme al listado anexo y en los formatos ahí señalados. Agradeceré recibirla a más tardar el [fecha], por [medio]. La fecha de corte de servicios es el [fecha], a partir de la cual la atención de obligaciones queda a cargo del despacho entrante». Envíalo por correo con confirmación de lectura y guarda el acuse.

Qué no está obligado a entregarte

Conviene saberlo para no trabar la conversación en lo que no es tuyo. No forman parte de tu contabilidad las licencias del software contable del despacho, sus plantillas y metodologías internas, su documentación laboral o de otros clientes, ni sus notas de organización interna. Tampoco está obligado, salvo que el contrato lo prevea, a seguir atendiendo requerimientos o aclaraciones posteriores a la fecha de corte.

Lo que sí es tuyo, sin discusión, es la información que documenta tus operaciones y los cálculos que sustentan tus declaraciones. Si el contador argumenta que los papeles de trabajo son suyos, la respuesta razonable es que el resultado que se presentó al SAT lo firmaste tú y tú debes poder explicarlo.

¿Y si se niega a entregar?

El primer instinto suele ser detener el cambio hasta que entregue. Es exactamente al revés: mientras esperas, siguen corriendo tus obligaciones y las multas son tuyas, no suyas. Ante el SAT la responsabilidad del cumplimiento es del contribuyente, así que el plan correcto es asegurar la operación primero y resolver la entrega después.

Si además hubo un daño —declaraciones no presentadas, pagos no enterados—, esa reclamación es de naturaleza civil o contractual, no fiscal. En Praxium no litigamos esa materia: lo decimos de frente, te ayudamos a documentar el expediente y te acompañamos con un abogado aliado mientras nosotros reconstruimos la parte fiscal.

1. Cambia hoy la Contraseña del portal y revoca la e.firma; genera una nueva el mismo día.
2. Descarga del portal del SAT todos tus CFDI emitidos y recibidos: es la columna vertebral de la reconstrucción.
3. Baja el historial de declaraciones presentadas y de envíos de contabilidad electrónica para saber qué falta realmente.
4. Pide a tu banco los estados de cuenta completos del periodo y concilia contra los CFDI.
5. Deja constancia escrita de la solicitud de entrega y de la negativa, con fechas.
6. Presenta cuanto antes lo que esté omitido: hacerlo antes de un requerimiento evita la multa (art. 73 CFF).

El error común y qué hacer hoy

El error más caro es cambiar de contador sin fecha de corte. Sin una fecha clara, ninguno de los dos se siente responsable del mes en curso y esa declaración se cae: es el origen de la mayoría de las multas que aparecen tres meses después de un cambio. La fecha de corte se escribe, se comunica a ambos y se elige fuera de los picos de marzo y abril.

Hoy: define la fecha de corte, envía la carta con el listado anexo, cambia tus accesos y pide al despacho entrante una revisión de entrada de los últimos doce meses. Si quieres saber con qué te vas a encontrar antes de contratar a nadie, el diagnóstico de auditoría fiscal preventiva te da un primer mapa de riesgos con tus propios datos.