El orden importa más que la prisa: primero descargas tu información y cambias la Contraseña, luego retiras terceros autorizados del buzón, después generas un sello digital nuevo y solo al final tocas la e.firma. Hacerlo al revés te deja sin poder facturar durante días.
¿Vas a cambiar de despacho este trimestre?
Cuatro llaves distintas, no una
«Quitarle el acceso al contador» no es un botón. Son cuatro llaves independientes y cada una se cierra en un lugar distinto: la Contraseña (antes CIEC), la e.firma, los terceros autorizados del buzón tributario y el certificado de sello digital con el que se timbran tus facturas. Cerrar unas y olvidar otras deja la puerta entreabierta; cerrarlas en mal orden te deja fuera a ti.
Conviene tener claro qué dice la ley sobre la más delicada: el art. 17-J del CFF impone al titular del certificado actuar con diligencia y establecer los medios razonables para evitar la utilización no autorizada de sus datos de creación de firma (fracción I) y solicitar la revocación ante cualquier circunstancia que ponga en riesgo su privacidad (fracción III); el propio artículo remata que el titular responde de las consecuencias jurídicas de no hacerlo. Si tu contador tiene los archivos .key y .cer y la contraseña de la clave privada, en los hechos puede firmar como tú, y la ley te pone a ti el deber de revocar. Eso no se arregla cambiando una contraseña.
El orden correcto, paso a paso
Este es el orden que evita quedarte sin facturar a media semana.
- Antes de mover nada, descarga tu información: CFDI emitidos y recibidos, acuses de declaraciones, papeles de trabajo y los archivos de contabilidad electrónica enviados.
- Cambia la Contraseña del portal del SAT: se hace en línea con e.firma o con SAT ID y surte efecto de inmediato.
- Revisa los medios de contacto y las personas autorizadas de tu buzón tributario (art. 17-K CFF) y quita a quien ya no deba recibir tus notificaciones.
- Revisa en el portal de facturación las autorizaciones a terceros para consultar o descargar tus CFDI y retira las que no reconozcas.
- Genera un certificado de sello digital NUEVO con tu e.firma y ponlo a operar en tu sistema de facturación; confirma que ya timbras con él.
- Solo entonces deja sin efectos el CSD anterior: el art. 17-H fracción I del CFF permite que los certificados queden sin efectos cuando lo solicita el propio titular.
- Si el contador tuvo tus archivos de e.firma, tramita una e.firma nueva en el SAT; ese trámite sí requiere cita presencial.
- Cierra los accesos que no son del SAT: PAC de facturación, IDSE del IMSS, portal del INFONAVIT, tesorería estatal y banca en línea.
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Tabla: qué cierra cada llave y qué pasa si la mueves fuera de orden
El riesgo no está en revocar: está en revocar antes de tener el reemplazo listo.
| Llave | Dónde se cambia | Riesgo de moverla antes de tiempo |
|---|---|---|
| Contraseña del portal | Portal del SAT, con e.firma o SAT ID | Ninguno; es el primer movimiento y es reversible |
| Terceros autorizados del buzón | Buzón tributario (art. 17-K CFF) | Ninguno, pero si borras todos los medios de contacto pierdes avisos de notificación |
| Certificado de sello digital | Servicio Certifica, con e.firma | Si cancelas el viejo sin tener el nuevo operando, dejas de poder timbrar |
| e.firma | Cita presencial en el SAT | Sin e.firma vigente no puedes generar sellos, presentar avisos ni firmar declaraciones |
| Acceso al PAC de facturación | Con tu proveedor de timbrado | Si lo cierras sin migrar, se interrumpe la emisión de facturas |
Lo que sí y lo que no puedes pedirle al despacho saliente
Puedes y debes pedir todo lo que es tuyo: los CFDI, los acuses de las declaraciones presentadas, las líneas de captura pagadas, los papeles de trabajo de los cálculos, la contabilidad electrónica enviada y los archivos de nómina. La obligación de llevar y conservar la contabilidad es tuya, no del despacho (art. 28 del CFF), y el plazo de conservación es de cinco años (art. 30 del CFF): sin esos papeles el problema es tuyo, no suyo.
Lo que no necesitas pedirle es permiso para nada de lo anterior: los CFDI emitidos y recibidos se descargan desde tu propio portal del SAT, y los acuses de declaraciones también. Si la relación terminó mal, esa es la vía rápida para reconstruir el expediente sin depender de nadie.
El error común y qué hacer hoy
El error más frecuente: revocar la e.firma el viernes por la tarde, «para cerrar el tema», y descubrir el lunes que sin ella no se puede generar el sello nuevo, que la cita más próxima es en tres semanas y que mientras tanto no hay facturas. El segundo error: cambiar la Contraseña y dar por terminado el cambio, dejando intactos los terceros autorizados del buzón y el sello digital que el despacho sigue teniendo.
Si vas a cambiar de despacho, haz el corte en un día de poca facturación, con el sello nuevo probado antes y con la descarga de información completa. Un cambio bien ordenado se hace en una tarde.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que revocar mi e.firma al cambiar de contador?
Solo si el despacho anterior tuvo los archivos .key y .cer y la contraseña de la clave privada. La e.firma es personal y el art. 17-J del CFF hace responsable al titular de evitar su uso no autorizado y de pedir la revocación si su privacidad quedó comprometida: si alguien más la tiene, puede firmar como tú. Si nunca la compartiste, basta con cambiar la Contraseña y revisar accesos.
¿Qué pasa si cancelo mi sello digital antes de generar el nuevo?
Dejas de poder timbrar facturas hasta que el nuevo esté operando. Por eso el orden correcto es generar primero el CSD nuevo con tu e.firma, confirmar que tu sistema ya timbra con él y solo después dejar sin efectos el anterior, conforme al art. 17-H fracción I del CFF.
¿Cómo quito a mi contador del buzón tributario?
En el buzón tributario, en la sección de medios de contacto y personas autorizadas (art. 17-K del CFF). Ahí puedes retirar correos y números registrados que ya no deban recibir tus notificaciones. Deja siempre al menos un medio de contacto tuyo activo y confirmado: sin él, las notificaciones del SAT se complican.
¿El despacho anterior está obligado a entregarme mis papeles?
La contabilidad es tuya y la obligación de llevarla y conservarla cinco años también lo es (arts. 28 y 30 del CFF). En la práctica, lo más rápido no es discutirlo: los CFDI emitidos y recibidos y los acuses de declaraciones se descargan desde tu propio portal del SAT sin intervención de nadie.
¿Cuánto tiempo toma cerrar todos los accesos?
El cambio de Contraseña y la revisión del buzón son inmediatos en línea. Generar un sello digital nuevo toma minutos si ya tienes e.firma vigente. Lo único que puede tardar es una e.firma nueva, porque requiere cita presencial en un módulo del SAT y la disponibilidad varía por módulo y temporada.
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¿Vas a cambiar de despacho este trimestre?
Antes del corte conviene saber qué quedó abierto: declaraciones pendientes, sellos, accesos y avisos sin presentar. La primera sesión de diagnóstico es sin costo.