La conciliación bancaria cruza cada depósito de tu estado de cuenta con tu contabilidad y tus CFDI. Importa porque el art. 59 fr. III CFF permite al SAT presumir que todo depósito no registrado es ingreso gravado, con ISR, IVA y multa. Un depósito de $180,000 sin soporte puede costar más de $120,000.
¿Cuánto cuesta llevar tu banco conciliado cada mes?
¿Qué es la conciliación bancaria y por qué le importa al SAT?
La conciliación bancaria es el cruce, movimiento por movimiento, entre tu estado de cuenta y tu contabilidad: cada depósito debe corresponder a un CFDI de ingreso, a un préstamo documentado, a una aportación de capital o a una transferencia entre cuentas propias; cada retiro, a un CFDI de gasto, una nómina timbrada, un pago de impuestos o un movimiento identificado. Le importa al SAT porque el art. 59 fr. III CFF le permite presumir que los depósitos en tus cuentas que no estén registrados en contabilidad son ingresos por los que no pagaste impuestos.
El SAT no necesita pedirte los estados de cuenta para hacer ese cruce: los bancos le reportan tus cuentas y operaciones (art. 32-B CFF) y, además, informan cada mes, a más tardar el día 17 del mes siguiente, los depósitos en efectivo cuyo monto acumulado en el mes rebase $15,000 en todas tus cuentas de esa institución (art. 55 fr. IV LISR). Por eso las cartas invitación por «depósitos no declarados» salen solas, de un algoritmo, sin que nadie te haya visitado.
¿Qué dice exactamente el art. 59 fr. III del CFF?
La fracción III presume, salvo prueba en contrario, que los depósitos en la cuenta bancaria del contribuyente que no correspondan a registros de su contabilidad que esté obligado a llevar son ingresos y valor de actos o actividades por los que se deben pagar contribuciones. Dos ideas clave: la presunción admite prueba en contrario (por eso el soporte documental salva), y solo aplica sobre lo que no esté registrado, por eso registrar a tiempo es la defensa más barata.
La misma fracción tiene un segundo supuesto para personas físicas que no están obligadas a llevar contabilidad (por ejemplo, asalariados o quienes tributan por intereses): si en un año reciben depósitos por encima del monto que fija la ley, actualizado periódicamente conforme al art. 17-A CFF, el SAT también los presume ingresos. El monto exacto vigente lo publica el SAT con la actualización de cantidades del CFF; confírmalo antes de usarlo como referencia.
¿Cuánto cuesta llevar tu banco conciliado cada mes?
¿Cómo un depósito sin CFDI se convierte en carta invitación? Ejemplo
Una S.A. de C.V. recibe el 3 de marzo un depósito de $180,000 de uno de sus socios para cubrir nómina. No hay contrato de mutuo, no se registró como préstamo y no hay acta. En julio llega una carta invitación: el SAT cruzó CFDI emitidos ($410,000 en marzo) contra depósitos ($590,000) y encontró $180,000 sin soporte.
Si la empresa no desvirtúa la presunción, el resultado es este: ISR a la tasa del 30 % sobre $180,000 = $54,000 (art. 9 LISR); IVA al 16 % sobre el valor presunto de actos = $28,800 (art. 39 LIVA); multa del 55 % al 75 % de las contribuciones omitidas si ya hubo requerimiento (art. 76 CFF), en su piso $45,540; más actualización y recargos desde marzo. Total: más de $128,000 por un depósito que nunca fue ingreso.
Con conciliación mensual el mismo depósito se registra en marzo como préstamo de socio, respaldado con contrato de mutuo con fecha cierta (ratificado ante fedatario o inscrito), y el cruce del SAT no arroja diferencia. Costo de prevenirlo: el contrato y una póliza contable.
¿Qué movimientos generan diferencias y con qué se documentan?
La conciliación no solo encuentra depósitos: encuentra los movimientos que, sin soporte, el SAT interpreta a su manera. Esta tabla resume los más frecuentes en una PYME.
| Movimiento | Cómo lo lee el SAT sin soporte | Soporte que neutraliza la presunción |
|---|---|---|
| Préstamo de socio o de un tercero | Ingreso presunto (art. 59 fr. III CFF) | Contrato de mutuo con fecha cierta, registro contable en el mes, pagos de intereses con CFDI si los hay |
| Aportación de capital | Ingreso presunto | Acta de asamblea o resolución, registro en capital social o aportaciones para futuros aumentos, CUCA actualizada |
| Transferencia entre cuentas propias | Ingreso duplicado | Póliza que identifique cuenta origen y destino; conciliar ambas cuentas |
| Cobro de un CFDI cancelado o sustituido | Ingreso sin comprobante | CFDI sustituto relacionado (motivo 01) y complemento de pago |
| Venta con factura global | Depósitos «sueltos» | Global del periodo con los tickets como conceptos, cuadrada contra corte de caja |
| Depósito en efectivo mayor a $15,000 | Reportado por el banco (art. 55 fr. IV LISR) | CFDI de ingreso o documento de origen (préstamo, aportación) del mismo mes |
| Comisiones e intereses bancarios | Gasto no deducible si no hay CFDI | CFDI que emite el banco cada mes; descargarlo del portal |
¿Cómo se hace una conciliación bancaria mensual? Pasos
El art. 33 apartado B del RCFF exige que los registros contables se relacionen con la documentación comprobatoria, incluidos los estados de cuenta. En la práctica el proceso es este, y debe cerrar antes de presentar la mensual del día 17.
- Descarga el estado de cuenta del mes de cada cuenta bancaria (incluidas las de pasarelas de pago y terminales).
- Descarga del portal del SAT los CFDI emitidos y recibidos vigentes del mismo mes.
- Cruza depósitos contra CFDI de ingreso y complementos de pago; marca lo que no tenga par.
- Cruza retiros contra CFDI de gasto, nómina timbrada, pagos de impuestos (líneas de captura) y traspasos.
- Clasifica cada partida sin par: préstamo, aportación, traspaso, cobro pendiente de facturar o gasto sin comprobante, y consigue el soporte en el mismo mes.
- Registra las pólizas faltantes, deja la diferencia en cero (o documentada) y guarda la hoja de conciliación firmada en el expediente del mes.
Error común y qué hacer hoy
El error más caro es conciliar «a fin de año» para la anual: para entonces el SAT ya cruzó doce meses de depósitos y las cartas invitación ya salieron; además, los contratos hechos a destiempo no tienen fecha cierta y no desvirtúan la presunción. La conciliación es mensual porque la mensual del SAT también lo es.
Si nunca has conciliado, empieza por los últimos 12 meses en orden inverso: primero el mes anterior, luego hacia atrás, y prioriza los depósitos mayores a $15,000 y los que vinieron de socios o familiares. Si encuentras un mes con depósitos que no puedes soportar, corrige con complementaria espontánea antes de que llegue la carta: sin multa (art. 73 CFF).
Preguntas frecuentes
¿El SAT puede ver mis depósitos bancarios?
Sí. Los bancos reportan al SAT las cuentas y operaciones de sus clientes conforme al art. 32-B CFF, y además informan cada mes, a más tardar el día 17 del mes siguiente, los depósitos en efectivo cuyo monto acumulado en el mes rebase $15,000 en todas tus cuentas de esa institución (art. 55 fr. IV LISR). El SAT cruza esa información contra tus CFDI y declaraciones sin necesidad de visitarte.
¿Qué pasa si tengo un depósito que no es ingreso, como un préstamo?
No paga impuestos si está registrado en contabilidad y documentado: contrato de mutuo con fecha cierta, póliza del mes y, si hay intereses, sus CFDI. Sin ese soporte, el art. 59 fr. III CFF permite al SAT presumirlo ingreso y cobrar ISR, IVA, actualización, recargos y multa.
¿Cada cuánto se debe hacer la conciliación bancaria?
Cada mes, antes de presentar la declaración del día 17. El SAT cruza depósitos contra CFDI con la misma periodicidad, y los contratos o actas que soportan un depósito solo desvirtúan la presunción si tienen fecha cierta, lo que no se logra armándolos meses después.
¿La conciliación bancaria es obligatoria por ley?
La ley no usa la palabra «conciliación», pero el art. 28 CFF y el art. 33 apartado B del RCFF exigen que los registros contables se vinculen con la documentación comprobatoria, incluidos los estados de cuenta, y que la contabilidad permita identificar cada operación con su depósito o pago. Sin conciliar no se cumple ese requisito.
¿Cuánto cuesta que un contador concilie mis cuentas cada mes?
Normalmente va incluido en los honorarios de contabilidad mensual: para una persona física con actividad empresarial el mercado va de $800 a $1,200 al mes y para una PYME persona moral de $3,000 a $7,000, según cuentas bancarias, volumen de CFDI y nómina. Pídelo explícito en la cotización.
Lecturas relacionadas
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Calcula el rango de honorarios para tu perfil (persona física, PYME, restaurante, inmobiliaria) y qué debe incluir el servicio para que ningún depósito quede sin soporte.