¿Es obligatorio retener ISR e IVA a un freelancer? Guía para empresas

¿Es obligatorio retener ISR e IVA cuando le pagas a un freelancer?

Sí, siempre que tu empresa sea una persona moral y el freelancer sea una persona física que te cobra honorarios: retienes el 10 % de ISR sobre el monto antes de IVA (art. 106, último párrafo, LISR) y dos terceras partes del IVA que te traslada (art. 1-A fr. II inciso a) LIVA y art. 3 fr. I RLIVA). Si el freelancer tributa en el Régimen Simplificado de Confianza, la retención de ISR es de 1.25 % (art. 113-J LISR) y la de IVA se mantiene igual.

La retención no es un favor ni una opción contable: la ley te convierte en retenedor y, por tanto, en responsable solidario de ese impuesto (art. 26 fr. I CFF). Si eres persona física con actividad empresarial y le pagas a otro freelancer, no retienes nada por esos honorarios: esa obligación nace solo cuando el pagador es una persona moral (la excepción son los bienes tangibles comprados o rentados a un residente en el extranjero, que sí obligan a retener IVA a personas físicas y morales por igual, art. 1-A fr. III LIVA). Esta página explica cuánto, cómo y qué pasa cuando no se hace; el panorama completo de obligaciones lo tienes en la guía de obligaciones fiscales de un negocio.

¿Cuánto se retiene según el tipo de proveedor?

No todo pago lleva retención, y no todas las retenciones se limitan a personas físicas. La regla depende de qué te están cobrando: un servicio profesional, una renta, un flete o la venta de un producto. Esta tabla resume los casos que una PYME encuentra todos los meses.

Ejemplo con números: honorarios de $10,000 más IVA

Supón que un diseñador freelance le factura a tu SA de CV $10,000 de honorarios más $1,600 de IVA (total $11,600). Si tributa en Actividad Empresarial y Profesional, retienes $1,000 de ISR (10 %) y $1,066.67 de IVA (dos terceras partes de $1,600). Le pagas $9,533.33 y enteras al SAT $2,066.67 a más tardar el día 17 del mes siguiente.

Si el mismo diseñador está en RESICO, la retención de ISR es de $125 (1.25 %) y la de IVA sigue siendo $1,066.67: le pagas $10,408.33 y enteras $1,191.67. En ambos casos tu empresa acredita los $1,600 completos de IVA (los $533.33 que le pagaste al freelancer más los $1,066.67 que retuviste y enteraste). El costo total para ti es idéntico; lo que cambia es quién le entrega qué al SAT. Con la Calculadora de ISR para Honorarios puedes correr tu propio caso con el monto exacto de cada factura.

¿Qué pasa si no retienes? El costo real para la empresa

El primer efecto es económico y directo: el gasto deja de ser deducible. El art. 27 fr. V LISR condiciona la deducción de pagos a terceros a que se cumplan las obligaciones de retención y entero. Sobre los $10,000 del ejemplo, perder la deducción cuesta $3,000 de ISR (30 %, art. 9 LISR). El segundo efecto es que el IVA no se acredita: el art. 5 fr. IV LIVA exige que el IVA retenido se haya enterado para poder acreditarlo, así que los $1,600 también se pierden.

El tercer efecto es que el SAT te puede cobrar a ti lo que debiste retener, con actualización y recargos (art. 26 fr. I y art. 21 CFF), porque como retenedor eres responsable solidario. La conducta más delicada es distinta: retener y no enterar, que el art. 109 fr. II CFF equipara a defraudación fiscal. No es el caso de quien olvidó retener, pero conviene tenerlo claro para nunca usar el dinero retenido como flujo de la empresa. Praxium no litiga en materia penal; si un caso llega ahí, te canalizamos con un abogado aliado.

¿Cuándo y cómo se entera la retención?

La retención se entera junto con tu pago mensual, a más tardar el día 17 del mes siguiente a aquel en que pagaste los honorarios (art. 106 LISR y art. 1-A LIVA). Va en dos renglones de la declaración: «ISR retenciones por servicios profesionales» e «IVA retenciones». El freelancer, por su parte, incluye la retención en su CFDI 4.0, en los nodos de impuestos retenidos; conforme a la Resolución Miscelánea Fiscal vigente, ese CFDI con la retención desglosada hace las veces de constancia, así que no tienes que emitir un documento adicional.

1. Antes de pagar, pide al freelancer su constancia de situación fiscal para saber si es Actividad Empresarial y Profesional (10 %) o RESICO (1.25 %).
2. Revisa que su CFDI traiga el ISR y el IVA retenidos desglosados; si no, pídele que lo sustituya antes de pagarlo.
3. Paga el neto (subtotal + IVA − retenciones) por transferencia: los pagos mayores a $2,000 deben ser bancarizados para deducirse (art. 27 fr. III LISR).
4. Registra las retenciones en tu contabilidad del mes y entéralas en la declaración a más tardar el día 17.
5. Guarda el acuse de la declaración: es tu prueba de que cumpliste como retenedor.

¿Y si el freelancer es persona moral o vive en el extranjero?

Si te factura una persona moral por servicios profesionales, consultoría o mercancía, no retienes ISR ni IVA: la retención del art. 106 LISR y la del art. 1-A fr. II inciso a) LIVA solo alcanzan a personas físicas. Pero hay dos excepciones que sí aplican aunque tu proveedor sea persona moral y que se pasan por alto todo el tiempo: el autotransporte terrestre de bienes, donde retienes el 4 % del valor del servicio porque el art. 1-A fr. II inciso c) LIVA lo exige expresamente cuando el servicio lo prestan «personas físicas o morales» (art. 3 fr. II RLIVA fija el porcentaje), y la adquisición o el arrendamiento de bienes tangibles a residentes en el extranjero sin establecimiento permanente en el país (art. 1-A fr. III LIVA). Si el freelancer es residente en el extranjero y presta el servicio desde su país, en general no hay fuente de riqueza en México y no retienes ISR (art. 156 LISR); pero sí causas el IVA por importación de servicios (art. 24 fr. V LIVA), que acreditas en el mismo mes. Si viene a prestarlo físicamente a México, el art. 156 fija una retención del 25 %, salvo que aplique un tratado.

El error común de las PYMEs no está en el extranjero: está en pagar honorarios «por fuera», sin CFDI ni retención, a alguien que en realidad trabaja de forma subordinada. Ahí el problema ya no es fiscal sino laboral, y lo abordamos en la vertical de Contador para PYMEs en México.