En una agencia, los gastos que más se usan para cerrar clientes son los que peor deducen: del consumo en restaurantes solo entra el 8.5 % y en bares nada (art. 28 fr. XX LISR). Aquí está la tabla de lo que sí deduce una agencia, con el requisito que la sostiene y el efecto en el IVA acreditable.
Verifica el REPSE antes de firmar el contrato
¿Qué deduce una agencia y qué no?
Deduce lo que cualquier empresa de servicios: nómina y honorarios del equipo, software y licencias, renta del espacio, equipo de cómputo vía depreciación y la pauta cuando la compra a su nombre. Lo que no deduce —o deduce mucho menos de lo que todos creen— es la parte «comercial» del negocio: el artículo 28, fracción XX, de la LISR declara no deducible el 91.5 % de los consumos en restaurantes y, sin excepción, los consumos en bares.
Ese solo renglón mueve el resultado de una agencia. Si gastas $150,000 al año en comidas con clientes, deduces $12,750. Y hay un segundo golpe: el artículo 5o., fracción I, de la LIVA solo permite acreditar el IVA de erogaciones parcialmente deducibles en la proporción en que sean deducibles, así que de los $24,000 de IVA de esas comidas acreditas $2,040. El resto es costo puro de venta.
La tabla de gastos de una agencia, con su requisito
Estos son los renglones típicos de una agencia digital y la condición exacta que los hace deducibles. Ojo con el equipo de producción: el 30 % anual del artículo 34, fracción VII, de la LISR está escrito como una lista de bienes —computadoras, servidores, impresoras, digitalizadores— y las cámaras no aparecen ahí, así que se deprecian al por ciento del artículo 35 que corresponda a tu actividad, no al de cómputo. Los tres últimos renglones son los que más se caen en una revisión.
| Gasto | Cuánto deduce | Requisito |
|---|---|---|
| Sueldos, prestaciones y honorarios del equipo | 100 % | CFDI de nómina, retenciones enteradas (art. 27 fr. V LISR) |
| Suscripciones de software y servicios en la nube (pago mensual o anual) | 100 % como gasto del ejercicio | CFDI o comprobante del proveedor extranjero y pago electrónico; el beneficio se agota en el mismo ejercicio (art. 33, último párrafo, LISR) |
| Licencias de software adquiridas, con beneficio en varios ejercicios | 15 % anual | Es activo intangible: se deduce como gasto diferido (arts. 32 y 33 fr. III LISR) |
| Equipo de cómputo: computadoras de escritorio y portátiles, servidores, impresoras, digitalizadores | 30 % anual | art. 34 fr. VII LISR; la fracción lista los bienes uno por uno, lo que no está en ella no entra |
| Cámaras, lentes, luces y equipo de foto y video | 10 % anual | No están en el art. 34: son maquinaria y equipo del art. 35, y a una agencia le toca la fr. XIV («otras actividades») |
| Mobiliario del estudio u oficina | 10 % anual | art. 34 fr. III LISR |
| Freelancers y creativos externos | 100 % | Si es persona física: retenerle ISR —10 % si tributa en actividad profesional (art. 106 LISR) o 1.25 % si está en RESICO (art. 113-J)— y dos tercios del IVA |
| Comidas con clientes | 8.5 % | Pago con tarjeta; el 91.5 % no es deducible (art. 28 fr. XX) |
| Consumos en bares y eventos de cortesía | 0 % | Prohibición expresa del art. 28 fr. XX LISR |
Verifica el REPSE antes de firmar el contrato
Freelancers: la retención es requisito de deducción, no un trámite
Cuando le pagas a un diseñador, a un editor o a un community manager persona física, no basta el CFDI: el artículo 27, fracción V, de la LISR condiciona la deducción a que cumplas las obligaciones de retención y entero. Eso significa retener el 10 % de ISR si el freelancer tributa en actividad profesional (art. 106 LISR) o el 1.25 % si está en RESICO (art. 113-J), más las dos terceras partes del IVA que te traslade (art. 1o.-A fr. II inciso a) LIVA y art. 3 fr. I inciso a) RLIVA).
La retención de IVA en RESICO sigue causando confusión: el hecho de que su ISR se retenga al 1.25 % no elimina la retención de dos tercios del IVA. Son dos impuestos distintos y los dos se enteran a más tardar el día 17.
¿Una agencia necesita REPSE?
Solo si pone personal a disposición de su cliente. Facturar campañas, contenidos o pauta es prestar un servicio con tus propios entregables y no necesita registro. Pero si el contrato dice que un community manager tuyo trabajará bajo indicaciones del cliente, en su oficina y con su supervisión, eso deja de ser un servicio creativo y entra en el terreno de la subcontratación especializada.
La diferencia importa para las dos partes: sin el registro que corresponda, tu cliente no puede deducir lo que te paga ni acreditar el IVA. Revisa el estatus de tu contraparte —o el tuyo— en el verificador REPSE. Y para el cierre: la retención del 6 % de IVA por subcontratación quedó derogada el 23 de abril de 2021, así que no debe aparecer en ningún contrato nuevo.
El mes de una agencia con $400,000 de facturación
Este es el resultado de un mes con $400,000 de fee facturado, para ver dónde se van los pesos y cuánto pesa el renglón no deducible. La pauta que se compra a nombre del cliente no aparece aquí porque no es ingreso ni gasto de la agencia: ese tratamiento está en el pillar del cluster.
Sumadas, las deducciones del mes son $296,062.50 y la utilidad del mes queda en $103,937.50. Cuidado con lo que significa esa cifra: es la utilidad del mes, útil para ver la estructura de costos, pero no es el número que se declara. Si la agencia es persona moral, el pago provisional no parte de ingresos menos gastos del mes: el artículo 14, fracción II, de la LISR manda multiplicar el coeficiente de utilidad del ejercicio anterior por los ingresos nominales acumulados desde el inicio del ejercicio y hasta el último día del mes que se paga. Si factura como persona física con actividad empresarial o profesional, el artículo 106 sí resta deducciones autorizadas, pero también sobre el acumulado del ejercicio, no sobre un mes aislado. El mes muestra dónde se va el dinero; la declaración se arma con el acumulado.
| Concepto del mes | Importe | Efecto fiscal |
|---|---|---|
| Fee facturado a clientes | $400,000 | Ingreso acumulable |
| Nómina y honorarios del equipo | $180,000 | Deduce $180,000 |
| Freelancers con retención | $60,000 | Deduce $60,000 |
| Suscripciones de software y nube | $25,000 | Deduce $25,000 |
| Renta del espacio | $30,000 | Deduce $30,000 |
| Comidas con clientes | $12,500 | Deduce $1,062.50 (8.5 %) |
Errores comunes y qué hacer hoy
El error más común es cargar a «gastos de venta» todo lo que se consume con clientes y descubrir en la anual que el 91.5 % no entra. El segundo es pagar freelancers por transferencia sin retenerles: ese gasto se cae completo, no a la mitad.
- Abre una cuenta contable aparte para consumos en restaurantes: se deduce el 8.5 % y el IVA en la misma proporción.
- No pagues comidas ni cortesías en efectivo: sin tarjeta no procede ni la parte deducible.
- Retén ISR e IVA a cada freelancer persona física y entera el día 17.
- Si un contrato pone a tu gente bajo la supervisión del cliente, revisa el registro REPSE antes de firmarlo.
- Separa desde la caja la pauta comprada a nombre del cliente de la que compras a tu nombre.
Preguntas frecuentes
¿Son deducibles las comidas con clientes en una agencia?
Solo el 8.5 %. El artículo 28, fracción XX, de la LISR declara no deducible el 91.5 % de los consumos en restaurantes, y para que proceda esa diferencia el pago debe hacerse con tarjeta de crédito, débito, de servicios o monedero electrónico autorizado. Los consumos en bares no son deducibles en ningún caso.
¿Puedo acreditar el IVA de las comidas con clientes?
Solo en la proporción en que el gasto sea deducible. El artículo 5o., fracción I, de la LIVA lo dice expresamente para erogaciones parcialmente deducibles: si únicamente deduces el 8.5 % del consumo, acreditas el 8.5 % del IVA. De $24,000 de IVA en comidas, se acreditan $2,040.
¿Qué le retengo a un freelancer que me factura?
Si es persona física en actividad profesional, el 10 % de ISR (art. 106 LISR) y las dos terceras partes del IVA que te traslade (art. 1o.-A fr. II inciso a) LIVA y art. 3 fr. I inciso a) RLIVA). Si está en RESICO, el ISR baja a 1.25 % (art. 113-J) pero la retención de IVA se mantiene. Sin retener y enterar, el gasto no es deducible.
¿Mi agencia necesita registro REPSE?
No para facturar campañas, contenidos o pauta, porque ahí prestas un servicio con tus propios entregables. Sí cuando pones personal a disposición del cliente, en sus instalaciones y bajo su supervisión: sin el registro correspondiente tu cliente no deduce el pago ni acredita el IVA.
¿Sigue vigente la retención del 6 % de IVA por subcontratación?
No. La fracción IV del artículo 1o.-A de la LIVA, que establecía esa retención, quedó derogada el 23 de abril de 2021. Si un contrato o un sistema de pago la sigue aplicando, está trabajando con una disposición que ya no existe; lo vigente es verificar el registro REPSE del proveedor.
Verifica el REPSE antes de firmar el contrato
Consulta si tu proveedor de personal —o tu propia agencia— está registrado y con qué actividades, en un minuto.