¿Qué pasa si no llevas contabilidad? Multas y presunción del SAT

¿Qué pasa si no llevas contabilidad?

Si no llevas contabilidad pasan tres cosas, en este orden. Primero, una multa fija por la infracción en sí: el artículo 83 fracción I del CFF sanciona no llevar contabilidad y el artículo 84 fracción I fija el importe, de $2,220 a $22,110 conforme a los montos vigentes para 2026. Segundo, pierdes deducciones: el artículo 27 fracción IV de la LISR exige que cada gasto esté «debidamente registrado en contabilidad», así que en una revisión el SAT puede rechazarlo aunque tengas la factura, y con él se cae el IVA acreditable (art. 5 fr. I LIVA). Tercero, y es lo caro, el SAT queda habilitado para determinar tus ingresos por presunción sobre tus depósitos bancarios (arts. 55 fr. II y 59 fr. III CFF).

El orden importa porque la multa es lo barato. Lo que quiebra a un negocio es el tercer escalón: cuando no hay contabilidad que oponer, la autoridad no tiene que probar tus ingresos, los estima. Y una estimación siempre sale más alta que la realidad.

¿Qué es «contabilidad» para el SAT? No son tus facturas

El error de arranque es creer que «tengo mis facturas» equivale a llevar contabilidad. No lo es. El artículo 28 fracción I del CFF define la contabilidad como los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, control de inventarios y la documentación comprobatoria de todos los asientos. Los CFDI son la documentación comprobatoria: la materia prima, no el producto terminado. El producto terminado son los asientos, cada ingreso y cada gasto identificado con su forma de pago y cuadrado contra tu estado de cuenta.

El mínimo que te exige la ley según tu régimen

No todos los contribuyentes deben llevar lo mismo. Esta tabla resume el piso legal por régimen: qué registro te exige la ley y si además tienes que enviar la contabilidad electrónica al SAT cada mes.

Las multas: cuánto cuesta cada infracción

Las sanciones no son una sola: hay una por no llevarla, otra por llevarla mal y otra, mucho más alta, por no entregarla cuando la autoridad la pide. Antes del monto, un matiz que cambia el riesgo real: el artículo 83 del CFF sanciona estas conductas «siempre que sean descubiertas en el ejercicio de las facultades de comprobación o de las facultades previstas en el artículo 22» —es decir, en una revisión o en una devolución—, no de oficio. Los importes de abajo son los vigentes para 2026 y se actualizan cada año.

La consecuencia cara: la determinación presuntiva

El artículo 55 fracción II del CFF permite al SAT determinar presuntivamente tus ingresos cuando no presentas los registros contables. Y el artículo 58 le da el atajo: aplicar un coeficiente de utilidad sobre lo que sí puede ver, que son tus depósitos. Para la prestación de servicios personales independientes ese coeficiente es del 50 % (art. 58, fracción IX del CFF), el más alto de la escala; la fracción VI, que suele citarse por error, es el 25 % de restaurantes y agencias funerarias.

Ejemplo con números. Un despacho de servicios que tributa como persona física con actividad profesional tuvo $2,000,000 de depósitos durante 2026 y no llevó contabilidad. El SAT no puede verificar qué era ingreso y qué era un traspaso, así que presume: $2,000,000 × 50 % = $1,000,000 de utilidad presunta. El ISR con la tarifa anual del artículo 152 de la LISR rondaría los $270,000 (cifra ilustrativa: el resultado exacto depende de la tarifa vigente). A eso se suma actualización por inflación (art. 17-A CFF), recargos por cada mes transcurrido (art. 21 CFF) y una multa del 55 % al 75 % del impuesto omitido (art. 76 CFF). La factura completa puede acercarse al medio millón por no haber llevado un registro que cuesta una fracción de eso al mes.

¿Qué hacer hoy si llevas meses sin contabilidad?

La reconstrucción casi siempre sale más barata que la presunción, porque el insumo principal ya está en poder del SAT: tus CFDI. Este es el orden que funciona.

1. Descarga del portal del SAT todos tus CFDI emitidos y recibidos del periodo pendiente; ahí está el 80 % de la información.
2. Reúne los estados de cuenta bancarios completos de esos meses, incluidas las cuentas donde entró dinero del negocio.
3. Concilia: cada depósito debe corresponder a un CFDI emitido, a un traspaso propio o a un préstamo documentado; lo que no cuadre es lo que el SAT presumirá ingreso.
4. Registra los asientos y arma catálogo, balanzas y pólizas si tu régimen lo exige (art. 28 fr. III y IV CFF).
5. Presenta o corrige las declaraciones que salgan afectadas antes de cualquier requerimiento: la corrección espontánea no genera multa (art. 73 CFF).
6. Guarda todo cinco años contados a partir de la fecha en que presentaste la declaración (art. 30 CFF).

El error común: creer que con declarar basta

El error más frecuente en las PYMEs es presentar puntualmente las declaraciones mensuales con cifras que salen de una hoja de cálculo, sin contabilidad detrás. Ante el SAT eso funciona hasta el día del primer requerimiento: la declaración es el resultado, y la ley te obliga a poder mostrar cómo llegaste a él. El segundo error es dejarla «para cuando haya tiempo»: reconstruir hacia atrás siempre cuesta más que llevar el mes corriente. Si quieres dimensionarlo, revisa qué incluye la contabilidad mensual de una PYME.