Contabilidad de una empresa nueva: qué hacer el primer mes

Lo primero que se registra no son ventas

Una empresa recién constituida suele pasar semanas sin facturar y aun así tiene contabilidad que hacer. El primer mes se registran tres cosas: las aportaciones de los socios, los gastos previos al inicio de operaciones y la apertura del catálogo de cuentas con el código agrupador del SAT.

La aportación de capital no es ingreso. El art. 16 de la Ley del ISR excluye expresamente de los ingresos acumulables los que se obtienen por aumento de capital. Contabilizarla como ingreso —error frecuente cuando el dinero simplemente «llegó al banco»— infla la base gravable del primer ejercicio y genera un impuesto que no existe.

Tabla: los movimientos típicos del primer mes

Seis conceptos que casi siempre aparecen, con su tratamiento y su fundamento.

El IVA que casi nadie recupera

Una empresa que todavía no vende acumula IVA pagado en rentas, adaptaciones, equipo y honorarios, y no tiene IVA trasladado contra el cual acreditarlo. El art. 5 fracción VI de la Ley del IVA resuelve ese periodo con una mecánica propia: permite acreditar el impuesto de los gastos e inversiones del periodo preoperativo estimando la proporción en que se destinarán a actividades gravadas, con un ajuste posterior cuando se conoce la proporción real, o bien solicitar su devolución conforme a esa misma fracción.

Es dinero real que se queda en la mesa cuando nadie lo revisa a tiempo. La condición es tenerlo bien documentado desde el principio: CFDI a nombre de la sociedad, pagos desde la cuenta de la sociedad y el registro contable que identifique esas erogaciones como preoperativas.

El catálogo de cuentas: media hora que ahorra meses

El catálogo de cuentas se arma una sola vez y se envía al SAT asociando cada cuenta con el código agrupador que corresponde. Después solo se reenvía cuando se modifica. Un catálogo bien pensado desde el arranque separa lo que vas a necesitar: ingresos por línea de negocio, gastos por área, cuentas de socios, impuestos por pagar, IVA acreditable pagado y pendiente de pago.

Un catálogo improvisado hace lo contrario: mete todo en «gastos generales», junta el dinero de los socios con el de la empresa y obliga a reclasificar meses enteros cuando llega la primera declaración anual, una ronda de inversión o una due diligence.

Los errores del primer trimestre

Los cuatro que más caro salen, en orden de frecuencia.

1. No presentar declaraciones porque «todavía no hay ingresos»: si tienes obligaciones registradas, se declara en ceros, y no hacerlo detona requerimientos del art. 41 del CFF.
2. No habilitar el buzón tributario con medios de contacto válidos: es obligación del art. 17-K del CFF y es por donde llegan las notificaciones.
3. Pagar todo desde la cuenta personal de un socio: rompe la conciliación y deja gastos reales sin posibilidad de deducción.
4. Contratar personal sin registro patronal: el art. 15 fracción I de la LSS obliga a registrarse e inscribir a los trabajadores en plazos no mayores a cinco días hábiles.

Qué hacer hoy

Si la sociedad se firmó este mes, esta es la secuencia que deja el arranque limpio: abre la cuenta bancaria a nombre de la sociedad y deposita ahí las aportaciones; tramita e.firma y certificado de sello digital; habilita el buzón tributario; define el catálogo de cuentas antes del primer registro; y pide el reembolso documentado de los gastos que los socios pagaron antes de que existiera el RFC, refacturando a nombre de la sociedad lo que todavía se pueda.

Todo eso cabe en la primera quincena. Hacerlo en marzo, en cambio, significa reconstruir: es el mismo trabajo, con menos deducciones y más horas.