Validar un CFDI no es solo ver si dice «vigente». Son cinco revisiones: el RFC del receptor antes de emitir, el timbre del certificador, el estatus en el portal del SAT, que el emisor no esté en la lista del 69-B y que el comprobante reúna los requisitos del artículo 29-A.
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¿Qué significa validar un CFDI?
Validar un CFDI es comprobar cuatro cosas: que el comprobante existe en la base de datos del SAT, que sigue vigente, que el timbre es auténtico y que reúne los requisitos del artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación. El derecho a hacerlo está en la ley: el último párrafo del artículo 29 del mismo Código permite al contribuyente comprobar la autenticidad de los comprobantes que recibe consultando en el portal del SAT si el folio fue autorizado al emisor y si el certificado del sello digital estaba vigente al momento de emitirlo.
En la práctica son cinco revisiones distintas, en dos momentos: dos antes de emitir y tres sobre lo que recibes. La que casi nadie hace es la cuarta, y es la que más deducciones tira.
Las cinco revisiones, dónde se hacen y qué pasa si fallan
Esta tabla es el control mínimo de una PYME que recibe facturas de terceros. El orden importa: las dos primeras evitan el problema, las tres últimas lo detectan.
| Qué se valida | Dónde | Qué pasa si falla |
|---|---|---|
| RFC, nombre y código postal del receptor, antes de emitir | Validador de RFC del SAT (uno por uno o masivo) | El comprobante no se timbra; la venta se queda sin factura |
| Timbre y sello del certificador | El XML, en el nodo del timbre fiscal digital | Sin timbre no hay CFDI: es un PDF (art. 29 fr. IV CFF) |
| Estatus vigente o cancelado | Portal de verificación de CFDI del SAT | Un comprobante cancelado no ampara deducción ni acreditamiento |
| Que el emisor no esté en el listado definitivo del 69-B | Publicación del SAT y en el DOF | El comprobante no produce efecto fiscal; hay 30 días para acreditar la operación o corregir (art. 69-B CFF) |
| Requisitos del comprobante: régimen, clave de uso, desglose de impuestos, forma de pago | El propio XML | Las cantidades amparadas en un comprobante que no reúne los requisitos no pueden deducirse ni acreditarse (art. 29-A CFF) |
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Validación masiva: el archivo de texto que ahorra horas
Para la primera revisión el SAT tiene un validador masivo de RFC. Se sube un archivo de texto plano en UTF-8, con columnas separadas por el símbolo de pipe y cuatro datos por renglón: número consecutivo, RFC, nombre o razón social y código postal del domicilio fiscal. El portal admite hasta 5,000 registros por archivo y devuelve la respuesta en otro archivo de texto.
Las tres respuestas posibles son «RFC válido y susceptible de recibir facturas», «RFC no registrado en el padrón de contribuyentes» y «RFC válido no susceptible de recibir facturas». Sirve para depurar el catálogo de clientes antes de una temporada de facturación alta, en lugar de descubrir el problema con el cliente enfrente.
El XML es el comprobante; el PDF es una foto
El CFDI es el archivo XML. El PDF es su representación impresa: sirve para leerlo, no para validarlo ni para sostener una deducción. El artículo 29 del Código Fiscal de la Federación obliga al emisor a entregar o poner a disposición el archivo electrónico, y el artículo 28 exige conservar la contabilidad —los CFDI incluidos— en los medios que el SAT determine.
El error común es archivar solo PDF. Se descubre en dos momentos, ambos malos: cuando una revisión pide los XML del ejercicio y cuando el proveedor ya cerró y no hay quién los reexpida. Si solo tienes PDF, descarga los XML desde el portal del SAT mientras sigan disponibles.
Dos casos reales de facturas «vigentes» que no servían
Primer caso: una factura de servicios por $58,000, con XML, timbre correcto y estatus vigente. Dos meses después el emisor apareció en el listado definitivo del artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación. Ese comprobante no produce efectos fiscales, y quien le dio efectos tiene 30 días siguientes a la publicación del listado para acreditar ante la autoridad que efectivamente recibió el servicio o para corregir su situación fiscal.
Segundo caso: una factura vigente de $12,000 con forma de pago «efectivo». Nada está mal en el CFDI, pero el gasto no se deduce, porque el artículo 27 fracción III de la Ley del ISR exige pagar con transferencia, tarjeta o cheque nominativo cuando el monto rebasa los $2,000. Validar el estatus no basta: hay que leer el comprobante.
Qué hacer hoy
Con una rutina de cierre de mes esto deja de ser un problema anual.
- Descarga los XML del mes desde el portal del SAT y compáralos contra las facturas que registró tu contabilidad: lo que esté en uno y no en el otro es lo que hay que revisar.
- Verifica el estatus de los comprobantes de tus proveedores grandes antes de pagarles, no después.
- Revisa el listado del 69-B contra tu lista de proveedores del ejercicio; es una consulta, y cuesta menos que perder la deducción.
- Guarda el acuse de cada verificación: es la prueba de que revisaste en su momento.
- Si un comprobante aparece cancelado y ya lo deduciste, pide el sustituto al emisor y corrige el registro antes del cierre.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sé si un CFDI es válido?
Consultando su estatus en el portal de verificación del SAT con los datos del comprobante, y revisando que el XML traiga el timbre del certificador. El último párrafo del artículo 29 del Código Fiscal de la Federación es el que te da esa facultad: puedes comprobar que el folio fue autorizado al emisor y que su sello digital estaba vigente al emitirlo.
¿Un CFDI vigente siempre es deducible?
No. Vigente significa que existe y no está cancelado, nada más. La deducción depende además de los requisitos del artículo 27 de la Ley del ISR —gasto indispensable, pago bancarizado arriba de $2,000— y de que el emisor no esté en el listado definitivo del artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación.
¿Puedo validar muchas facturas a la vez?
Para los RFC de tus clientes, sí: el validador masivo del SAT acepta un archivo de texto con hasta 5,000 registros separados por pipe. Para el estatus de comprobantes recibidos, la consulta del portal es uno por uno, aunque la mayoría de los sistemas de contabilidad la automatizan con el servicio del SAT.
¿Qué pasa si mi proveedor aparece en la lista del 69-B?
Los comprobantes que te expidió no producen efectos fiscales. Tienes 30 días siguientes a la publicación del listado definitivo para acreditar ante la autoridad que efectivamente adquiriste los bienes o recibiste los servicios, o para corregir tu situación fiscal (artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación). La materialidad se prueba con contratos, entregables y pagos, no con la factura.
¿Necesito el XML o me basta el PDF?
Necesitas el XML: ese es el CFDI. El PDF es una representación impresa y no permite validar el timbre ni sostener la deducción si falta el archivo original. Conservarlos es parte de la obligación de llevar contabilidad del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación.
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La calculadora te da el rango de mercado de una contabilidad mensual que descarga los XML, verifica estatus y revisa la lista del 69-B antes de registrar.