Para el artículo 28 del CFF la contabilidad no son los estados financieros: son los registros, los papeles de trabajo, los estados de cuenta, el control de inventarios y toda la documentación comprobatoria. Se lleva en medios electrónicos, se envía al SAT y se conserva cinco años.
Revisa cuántos días tienes para entregar tu contabilidad
¿Qué dice el artículo 28 del CFF?
El artículo 28 del Código Fiscal de la Federación define la contabilidad para efectos fiscales en su fracción I, y la definición es mucho más amplia de lo que la mayoría supone: libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos, cintas y sistemas electrónicos de registro fiscal, más la documentación comprobatoria de los asientos y toda la información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales.
La fracción II ordena que los registros y asientos se lleven en medios electrónicos conforme al Reglamento del CFF y a la Resolución Miscelánea. La fracción III impone controles volumétricos a quienes manejan hidrocarburos. Y la fracción IV es la que genera trabajo cada mes: ingresar la información contable por el portal del SAT —catálogo de cuentas y balanza de comprobación, más las pólizas cuando la autoridad las pide—, con las facilidades que la RMF vigente otorga a ciertos contribuyentes.
Tabla: qué se conserva, cuánto tiempo y qué multa hay si falta
El plazo de conservación no está en el artículo 28 sino en el 30 del CFF, y no es igual para todos los documentos.
| Documento | Plazo de conservación | Fundamento |
|---|---|---|
| Registros, pólizas, auxiliares y comprobantes del ejercicio | 5 años desde que se presentó o debió presentarse la declaración | art. 30 CFF |
| Acta constitutiva, actas de aumento o disminución de capital, fusión y escisión | Todo el tiempo en que subsista la sociedad | art. 30, párrafo tercero CFF |
| Constancias de distribución de dividendos y documentación de la CUFIN | Todo el tiempo en que subsista la sociedad | art. 30, párrafo tercero CFF |
| Papeles de una pérdida fiscal que sigues amortizando | Hasta que se agote la amortización, aunque el ejercicio tenga más de 5 años | art. 30 CFF |
| No llevar contabilidad | Multa de $2,220 a $22,110 | arts. 83 fr. I y 84 fr. I CFF (Anexo 5 RMF 2026) |
| Llevarla en forma distinta o no conservarla | Multa de $490 a $11,050 | arts. 83 fr. II y III y 84 fr. II CFF |
| No hacer asientos o hacerlos incompletos, inexactos o tarde | Multa de $290 a $5,330 | arts. 83 fr. IV y 84 fr. III CFF |
| Registrar gastos inexistentes | Del 55 % al 75 % del monto de cada registro | arts. 83 fr. IV y 84 fr. III CFF |
Revisa cuántos días tienes para entregar tu contabilidad
Ejemplo: hasta cuándo debes guardar la contabilidad de 2021
Una PYME quiere liberar espacio y borrar los respaldos del ejercicio 2021. La declaración anual de ese ejercicio se presentó el 31 de marzo de 2022, así que los cinco años del artículo 30 se cuentan desde esa fecha: la contabilidad de 2021 se conserva hasta el 31 de marzo de 2027, no hasta 2026.
Hay dos matices. Si en 2021 se generó una pérdida fiscal que la empresa sigue amortizando, los papeles de ese ejercicio se conservan mientras dure la amortización. Y si nunca se presentó la anual de 2021, las facultades del SAT para revisarlo se extienden a diez años conforme al artículo 67 del CFF.
El error común: confundir contabilidad con estados financieros
El error más frecuente es entregar en una revisión solo la balanza y los estados financieros. Para el artículo 28 fracción I eso es una parte mínima: faltan los papeles de trabajo, los estados de cuenta bancarios, el control de inventarios con su método de valuación y la documentación comprobatoria de cada asiento. Lo que no se amarre con documentos queda expuesto a una determinación presuntiva conforme al artículo 55 fracción II.
El segundo error es creer que basta con tener los CFDI. El comprobante prueba la operación, no su registro ni su razón de negocios: la contabilidad es la que conecta el CFDI con el asiento, el pago y el efecto fiscal. Cuando esa cadena no existe, el gasto se vuelve no deducible aunque la factura sea válida.
Qué hacer para que tu contabilidad resista una revisión
Ordenarla no es un proyecto anual: es un cierre mensual que deja evidencia.
- Cierra cada mes con balanza, auxiliares y conciliación bancaria firmadas o con fecha de cierre.
- Guarda junto a cada póliza su CFDI, el comprobante de pago y el contrato cuando exista.
- Envía catálogo de cuentas y balanza en el plazo que te aplique y conserva el acuse.
- Mantén el control de inventarios y documenta el método de valuación que utilizas.
- Respalda todo con una política de conservación de cinco años, y permanente para los documentos societarios.
Artículos relacionados con el artículo 28
El artículo 30 fija dónde se conserva la contabilidad y por cuánto tiempo; el 83 y el 84 sancionan las fallas; el 55 permite la determinación presuntiva cuando no hay registros; el 67 amplía a diez años las facultades del SAT si no llevas o no conservas la contabilidad, y el 42 es el que la pide en una revisión.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos años debo conservar la contabilidad?
Cinco años contados desde la fecha en que se presentó o debió presentarse la declaración, según el artículo 30 del CFF. Las actas constitutivas, las de aumento o disminución de capital, fusión y escisión, y las constancias de dividendos se conservan durante todo el tiempo en que subsista la sociedad, sin ese límite de cinco años.
¿Qué se considera contabilidad para el SAT?
Mucho más que los estados financieros. El artículo 28 fracción I del CFF incluye libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, equipos de registro fiscal y toda la documentación comprobatoria de los asientos.
¿Qué multa hay por no llevar contabilidad?
De $2,220 a $22,110 conforme a los artículos 83 fracción I y 84 fracción I del CFF, con las cantidades del Anexo 5 de la RMF 2026. Llevarla en forma distinta o no conservarla se sanciona con $490 a $11,050, y registrar gastos inexistentes con una multa del 55 % al 75 % del monto de cada registro.
¿Qué pasa si no puedo comprobar mis registros?
El artículo 55 fracción II del CFF permite a la autoridad determinar presuntivamente la utilidad fiscal cuando no se presentan los libros, los registros o la documentación comprobatoria de más del 3 % de algún concepto de las declaraciones. Es decir, el SAT deja de partir de tus cifras y estima la base con sus propios procedimientos.
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Revisa cuántos días tienes para entregar tu contabilidad
Si el SAT ya te requirió libros o papeles de trabajo, captura la fecha de notificación y conoce el día exacto en que vence tu plazo.