Carta porte: ejemplo de llenado paso a paso con datos reales

Ejemplo 1: mercancía propia, camioneta propia

Una mueblería con almacén en Iztapalapa envía veinte sillas a su tienda de Querétaro en una camioneta de la empresa. No hay venta ni flete cobrado: es un movimiento entre sus propias instalaciones, así que el comprobante es un CFDI de tipo Traslado con el complemento Carta Porte incorporado.

Estos son los valores que van en cada campo. Los tres primeros renglones son los que definen que se trata de un traslado y no de una factura.

Ejemplo 2: un transportista que cobra el flete

La misma ruta, pero ahora la mueblería contrata a una empresa de transporte que cobra 18,000 pesos más IVA. Quien emite el comprobante del traslado es el transportista, y el tipo de CFDI cambia: es de Ingreso, porque documenta el cobro de un servicio.

El bloque del complemento —ubicaciones, mercancías y figura del transporte— se llena exactamente igual que en el primer ejemplo. Lo que cambia es la parte fiscal del comprobante, y ahí aparece una retención que muchos olvidan: cuando una persona moral recibe servicios de autotransporte terrestre de bienes, retiene IVA conforme al artículo 1o.-A, fracción II, inciso c), de la LIVA, y el Reglamento fija esa retención en 4 % del valor de la contraprestación.

Cómo se llena, en orden

El orden importa: cada paso depende de información que debe existir antes de abrir el sistema de facturación.

1. Define quién cobra el traslado: eso determina si el CFDI es de Ingreso o de Traslado.
2. Reúne los datos del viaje: domicilios reales de origen y destino con sus códigos postales, fecha y hora estimadas y distancia.
3. Identifica la clave del catálogo del SAT para cada mercancía y úsala igual en el concepto y en el complemento.
4. Pesa la carga: el peso bruto total debe corresponder a la suma de las partidas declaradas.
5. Captura los datos del vehículo y del operador, con placas, configuración vehicular y permiso vigentes.
6. Timbra antes de que el vehículo salga y entrega al operador la representación con el código QR.

Lo que este ejemplo enseña sobre los errores típicos

Fíjate en el detalle de la distancia: 215 kilómetros no es un dato decorativo, porque se valida contra las fechas y horas de salida y llegada. Un trayecto de 215 kilómetros declarado con una hora de diferencia entre salida y llegada es una inconsistencia visible a simple vista.

El segundo aprendizaje está en el peso. Veinte sillas de 24 kilogramos dan 480; si el sistema arrastró el peso del embarque anterior, el comprobante describe otra carga. Y el tercero: en el ejemplo 2, olvidar la retención del 4 % no rompe el timbrado, pero deja a la mueblería con un entero pendiente que aparecerá en su conciliación de IVA.

Y un cuarto, el más silencioso porque lo rebota la máquina antes que el SAT: en el CFDI 4.0 el campo Total ya viene neto de retenciones. La Guía de llenado del Anexo 20 lo define como la suma del subtotal, menos los descuentos aplicables, más las contribuciones trasladadas, menos los impuestos retenidos. Por eso en el ejemplo 2 el Total del comprobante es 20,160 —el mismo importe que la mueblería transfiere— y los 20,880 son solo la suma antes de la retención. Quien capture 20,880 en el campo Total recibe un rechazo de validación del PAC.

Qué hacer hoy

Estos dos ejemplos se pueden convertir en tu plantilla interna esta misma semana.

• Arma una hoja con los campos fijos de tu operación: domicilios, vehículos, operadores y permisos.
• Deja en blanco solo lo que cambia por viaje: mercancías, pesos, fechas y distancia.
• Define quién llena la hoja antes de cada embarque y quién timbra.
• Si contratas fletes, revisa que las facturas de tus transportistas traigan la retención de IVA desglosada.
• Guarda cada XML con su evidencia de entrega, ordenado por fecha de viaje.