La STPS no emite un «certificado»: emite una constancia de registro con número, actividades y vigencia de tres años (art. 15 LFT). Ese documento solo no salva la deducción de tu cliente: el art. 5 fr. II de la LIVA le da hasta el último día del mes siguiente al pago para recabar el expediente.
¿Quién arma tu expediente REPSE cada mes?
¿Existe un «certificado REPSE»?
No con ese nombre. Lo que obtienes al inscribirte es una constancia —un acuse de registro— con tu número de registro, las actividades que quedaron amparadas y su vigencia de tres años, conforme al artículo 15 de la Ley Federal del Trabajo. No es una certificación de calidad ni un permiso indefinido, y no se «renueva automáticamente».
La diferencia importa porque el mismo artículo 15 faculta a la STPS a negar o cancelar el registro en cualquier tiempo si dejas de cumplir los requisitos. Un PDF impreso el año pasado no prueba que el registro esté vivo hoy: eso solo lo dice el padrón público que la ley ordena mantener en un portal de internet.
Qué datos trae la constancia y cuáles se revisan
Cuando un contratante te pide «el certificado», lo que necesita cotejar son cuatro cosas. Si alguna no cuadra, el expediente queda incompleto aunque el documento exista.
- Número de registro y RFC del prestador: tienen que coincidir con quien emite el CFDI.
- Actividades registradas: el servicio facturado debe estar entre ellas, no solo parecerse.
- Vigencia: tres años desde el otorgamiento, y la fecha se cuenta desde el registro, no desde el contrato.
- Estado en el padrón público: vigente, no cancelado. Se consulta en línea, no en el PDF.
¿Quién arma tu expediente REPSE cada mes?
El documento no basta: el expediente que tu cliente debe recabar
Aquí está la parte que casi nadie explica. Para que el contratante pueda deducir el gasto y acreditar el IVA, la ley le pide verificar tu registro al momento del pago y además recabar documentos tuyos, con un plazo escrito.
El artículo 5 fracción II de la Ley del IVA es el único que fija fecha: la documentación debe entregarse a más tardar el último día del mes siguiente a aquél en que el contratante pagó la contraprestación y el IVA. Si no la recaba en ese plazo, el propio artículo lo obliga a presentar declaración complementaria disminuyendo el IVA que había acreditado.
| Qué debe recabar el contratante | Fundamento | Plazo |
|---|---|---|
| Verificar que el contratista tenga el registro del art. 15 LFT | art. 27 fr. V LISR y art. 5 fr. II LIVA | Al efectuar el pago |
| CFDI de pago de salarios de los trabajadores que dieron el servicio | art. 27 fr. V LISR | Sin fecha propia en la ley |
| Recibo bancario de la declaración de entero de las retenciones de esos trabajadores | art. 27 fr. V LISR | Sin fecha propia en la ley |
| Pago de cuotas obrero patronales al IMSS | art. 27 fr. V LISR | Sin fecha propia en la ley |
| Pago de aportaciones al INFONAVIT | art. 27 fr. V LISR | Sin fecha propia en la ley |
| Copia de la declaración de IVA y del acuse de pago del periodo | art. 5 fr. II LIVA | Último día del mes siguiente al pago |
Ejemplo: un servicio de $200,000 más IVA
Facturas $200,000 por mantenimiento especializado, con IVA trasladado de $32,000. Tu cliente paga en marzo y no recaba tu declaración de IVA ni el acuse: al cierre de abril venció el plazo del artículo 5 fracción II, así que tiene que presentar complementaria y disminuir los $32,000 que ya había acreditado.
Si además resulta que tu registro estaba cancelado, se cae también la deducción de los $200,000: a una tasa de ISR del 30 % son $60,000 más. Total en riesgo por un expediente incompleto: $92,000 sobre una factura de $200,000, sin contar recargos.
Por eso el expediente no es papeleo: es la diferencia entre un gasto deducible y uno que no lo es. Y quien lo pierde es tu cliente, que casi siempre reacciona cambiando de proveedor.
El error común y qué hacer
El error más frecuente es entregar el acuse una vez, al firmar el contrato, y no volver a tocarlo. El expediente del artículo 27 fracción V de la LISR se arma por pago, no por contrato: cada mes que cobras, cada mes que hay documentos que entregar.
Lo práctico es convertirlo en rutina: una carpeta por cliente y por mes, con la constancia, los CFDI de nómina, el entero de retenciones, las cuotas del IMSS, las aportaciones del INFONAVIT y la declaración de IVA con su acuse. Enviarla antes del día 20 del mes siguiente deja margen frente al plazo de la LIVA.
- Descarga tu constancia y confirma que las actividades registradas cubren lo que facturas.
- Consulta tu propio registro en el padrón público cada trimestre, como lo haría un cliente.
- Arma la carpeta mensual por contratante con los seis documentos de la tabla.
- Entrégala antes del día 20 del mes siguiente al pago, no el último día.
- Agenda la renovación del registro con tres meses de anticipación.
Preguntas frecuentes
¿La STPS expide un certificado REPSE?
Expide una constancia o acuse de registro con el número asignado, las actividades amparadas y la vigencia de tres años que fija el artículo 15 de la Ley Federal del Trabajo. No es una certificación de calidad ni un permiso permanente, y la STPS puede cancelarlo en cualquier tiempo si dejas de cumplir los requisitos.
¿Cómo verifico el certificado REPSE de un proveedor?
En el padrón público que el artículo 15 de la LFT obliga a mantener en internet, no en el PDF que te envían. Coteja el RFC, el número de registro, las actividades y la vigencia, y hazlo cada vez que pagas: la ley te pide verificar el registro al momento del pago de la contraprestación.
¿Basta el certificado para deducir el servicio?
No. El artículo 27 fracción V de la LISR exige además recabar del contratista los CFDI de nómina, el recibo del entero de retenciones, el pago de cuotas al IMSS y las aportaciones al INFONAVIT, y el artículo 5 fracción II de la LIVA pide la declaración de IVA con su acuse de pago.
¿Qué pasa si no recabo la documentación en el plazo?
El artículo 5 fracción II de la Ley del IVA lo dice expresamente: el contratante debe presentar declaración complementaria disminuyendo los montos que hubiera acreditado. El plazo es el último día del mes siguiente a aquél en que pagó la contraprestación y el IVA trasladado.
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¿Quién arma tu expediente REPSE cada mes?
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