Llevar contabilidad no es guardar facturas: el art. 28 del CFF exige registros y asientos en sistemas electrónicos, respaldados con la documentación de cada operación, y conservarlos cinco años (art. 30 CFF). Esto es lo mínimo que debe pasar cada mes para que el SAT no presuma por ti.
¿Cuánto debería costarte llevar bien la contabilidad?
Qué cuenta como contabilidad para el SAT
El art. 28 del Código Fiscal de la Federación es explícito: la contabilidad se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, control de inventarios, la documentación comprobatoria de los asientos y la que acredite el cumplimiento de las obligaciones fiscales. El art. 33 de su Reglamento lo detalla todavía más, incluyendo los estados financieros y los avisos ante el RFC.
En otras palabras: una carpeta con facturas no es contabilidad. Lo que el SAT reconoce como contabilidad es el registro sistemático de cada operación —analítico, en el mes en que ocurre, identificable con su comprobante y con su asiento— llevado en medios electrónicos (art. 28 fracción III del CFF).
Tabla: el ciclo mensual mínimo de un negocio
Esto es lo que debería ocurrir cada mes, sin excepción, tenga el tamaño que tenga el negocio.
| Tarea del mes | Qué produce | Referencia |
|---|---|---|
| Descargar los CFDI emitidos y recibidos del periodo | El universo real de ingresos y gastos | art. 28 fr. I CFF |
| Conciliar los CFDI contra el estado de cuenta bancario | Detección de facturas fantasma y de ingresos sin facturar | art. 28 fr. I CFF; art. 33 RCFF |
| Registrar los asientos del mes | Pólizas de ingresos, egresos y diario, analíticos y dentro de los 5 días siguientes a la operación | art. 28 fr. III CFF; art. 33 aps. A fr. I y B fr. I RCFF |
| Calcular y presentar las declaraciones del periodo | ISR, IVA y retenciones, con su acuse | art. 6 CFF |
| Enviar la contabilidad electrónica cuando aplica | Catálogo de cuentas y balanza de comprobación | art. 28 fr. IV CFF y regla vigente de la RMF |
| Emitir el estado de resultados y el balance del mes | La foto financiera para decidir | art. 33 RCFF |
| Archivar acuses, líneas de captura y papeles de trabajo | El expediente que aguanta una revisión | art. 30 CFF |
¿Cuánto debería costarte llevar bien la contabilidad?
Las tres reglas que más dinero salvan
Primera: cuenta bancaria separada. Mezclar el dinero del negocio con el personal es lo que vuelve imposible la conciliación y lo que convierte depósitos propios en ingresos presuntos. Segunda: todo pago mayor a $2,000 va con transferencia, cheque nominativo, tarjeta o monedero electrónico autorizado; el art. 27 fracción III de la LISR condiciona la deducción a ese medio de pago. Pagar en efectivo una compra de $20,000 no la vuelve indeducible por sospechosa: la vuelve indeducible por texto expreso. Y una excepción que no perdona: el combustible se paga siempre con transferencia o tarjeta, aunque sean $400.
Tercera: el CFDI a nombre del negocio, con el uso correcto. Un comprobante con RFC equivocado, sin el régimen del receptor o con un uso de CFDI que no corresponde es un gasto que existe en la realidad pero no en la contabilidad. Corregirlo después implica cancelar y reexpedir, con los plazos que hoy marca el art. 29-A del CFF.
¿Qué pasa si no la llevas?
No llevar contabilidad, llevarla de forma distinta a la que señalan las disposiciones o no conservarla es una infracción del art. 83 del CFF, sancionada conforme al art. 84. Pero la consecuencia más cara no es la multa: es el art. 55 del CFF, que faculta a la autoridad a determinar presuntivamente los ingresos cuando no se presentan los libros y registros de contabilidad o la documentación comprobatoria.
Determinación presuntiva significa que el impuesto lo calcula la autoridad con los elementos que tenga —depósitos bancarios, CFDI emitidos, información de terceros— y te toca a ti desvirtuarlo. Ese es el verdadero costo de no llevar contabilidad: perder el control del número.
El error común y qué hacer hoy
El error clásico del negocio que arranca es «ya lo ordenamos en marzo». La contabilidad reconstruida a destiempo pierde deducciones: los pagos en efectivo ya no se pueden rehacer, los CFDI con datos incorrectos ya vencieron su ventana de cancelación y las conciliaciones se vuelven arqueología. Ordenar al día cuesta horas; reconstruir cuesta dinero.
- Abre una cuenta bancaria a nombre del negocio y deja de usar la personal para operar.
- Define quién descarga los CFDI cada mes y en qué carpeta viven.
- Fija una fecha de cierre mensual —por ejemplo el día 10— y respétala como si fuera un pago.
- Paga con transferencia o tarjeta todo lo que supere $2,000 —y el combustible siempre, sin importar el monto— para no perder la deducción.
- Concilia banco contra CFDI y explica cada diferencia antes de cerrar el mes.
- Guarda acuses, líneas de captura y papeles de trabajo: el plazo de conservación es de cinco años.
Preguntas frecuentes
¿Estoy obligado a llevar contabilidad si mi negocio es chico?
La obligación del art. 28 del CFF no depende del tamaño del negocio sino del régimen. Lo que sí varía es la forma: algunos perfiles de personas físicas cumplen con registros simplificados en el portal del SAT, mientras que las personas morales llevan contabilidad completa y envían catálogo de cuentas y balanzas. Confirma qué te corresponde en tu constancia de situación fiscal.
¿Cuánto tiempo debo conservar la contabilidad?
Cinco años contados a partir de la fecha en que se presentaron o debieron presentarse las declaraciones (art. 30 del CFF). Hay documentos que se conservan por todo el tiempo en que subsista la sociedad, como el acta constitutiva, las actas de aumento o disminución de capital y los estados de cuenta de las aportaciones.
¿Puedo deducir un gasto que pagué en efectivo?
Como regla, solo si no excede de $2,000. El art. 27 fracción III de la LISR condiciona la deducción de los pagos mayores a ese monto a que se hagan por transferencia, cheque nominativo, tarjeta de crédito, débito o servicios, o monedero electrónico autorizado. Hay una excepción que cuesta caro ignorar: los combustibles para vehículos marítimos, aéreos y terrestres deben pagarse siempre por esos medios, aunque la compra no llegue a $2,000, y el CFDI debe traer el permiso vigente del proveedor. Sin ese medio de pago la deducción se pierde aunque el gasto sea real y esté facturado.
¿Qué es la determinación presuntiva y cuándo aplica?
Es la facultad de la autoridad para calcular tus ingresos con los elementos que tenga a la mano cuando no le presentas libros, registros o documentación comprobatoria (art. 55 del CFF). El impuesto lo determina ella y a ti te corresponde desvirtuarlo. Es la consecuencia más costosa de no llevar contabilidad.
¿Cada cuándo se envía la contabilidad electrónica al SAT?
El art. 28 fracción IV del CFF obliga a ingresar mensualmente la información contable al portal del SAT —catálogo de cuentas con código agrupador y balanza de comprobación—, en los plazos y con las excepciones que fija la regla vigente de la Miscelánea Fiscal. Varios perfiles de personas físicas están relevados: confirma el tuyo antes de asumirlo.
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¿Cuánto debería costarte llevar bien la contabilidad?
El costo depende del régimen, del volumen de CFDI y de si hay nómina. Compara tu caso contra los rangos de honorarios de mercado 2026 antes de contratar.