Cambiar de contador en una empresa que ya opera: cómo lo hacemos

¿Se puede cambiar de contador con la empresa operando?

Sí, y sin detener nada. La contabilidad, los papeles de trabajo, los XML, la e.firma y el Certificado de Sello Digital pertenecen a la empresa (arts. 17-D, 28 y 30 CFF); el contador solo los administra mientras dura el servicio. Cambiar toma entre dos y cuatro semanas si se hace con un corte de mes, y la facturación no se interrumpe un solo día porque el CSD y la cuenta del PAC son tuyos, no del despacho.

Esta página describe cómo hacemos la migración en Praxium para empresas que ya operan: qué coordinamos con el contador saliente, qué revisamos al entrar y cómo garantizamos que la primera declaración con nosotros salga a tiempo. Si todavía estás decidiendo si cambiar, empieza por las señales; si ya decidiste, sigue leyendo.

¿Qué hace Praxium en la migración? Plan de cuatro semanas

El calendario asume corte al cierre de un mes, que es el momento más limpio: el saliente presenta la mensual del último mes que llevó, nosotros arrancamos con el siguiente.

¿Qué debe entregarte el contador saliente?

Todo lo que la ley te obliga a conservar cinco años (art. 30 CFF) debe estar en tus manos, no en las suyas. El checklist que va en la carta de entrega:

• XML y PDF de todos los CFDI emitidos y recibidos, incluidos nómina y complementos de pago (mínimo los últimos cinco ejercicios).
• Pólizas, auxiliares, balanzas mensuales y catálogo de cuentas en formato editable, más los acuses de envío de contabilidad electrónica.
• Papeles de trabajo de cada declaración mensual y anual: cómo se llegó a cada cifra, no solo el acuse.
• Acuses y líneas de captura pagadas de ISR, IVA, retenciones, DIOT, IMSS, INFONAVIT e impuesto sobre nóminas.
• Expediente laboral: altas, bajas, salarios base de cotización, SUA con su base de datos, finiquitos.
• Archivos de e.firma (.cer, .key y contraseña) y de CSD, y usuario del PAC y del sistema de nómina.
• Relación de pendientes: requerimientos abiertos, cartas invitación, devoluciones en trámite, declaraciones no presentadas y créditos fiscales.
• Estados de cuenta bancarios conciliados y la hoja de conciliación del último mes.

¿Cómo se coordina con el saliente sin conflicto?

La mayoría de las entregas se complican por dos cosas: honorarios pendientes y ausencia de fecha de corte. Por eso la carta de entrega fija ambas: se liquida lo que se debe contra la entrega de la información, y el saliente presenta la última mensual del mes de corte. No hace falta explicar motivos ni discutir el trabajo previo; la relación termina como un contrato de servicios que concluye.

Si el saliente no entrega, la información no se pierde: los CFDI se descargan del portal del SAT, los acuses de declaraciones y de contabilidad electrónica se consultan con tu acceso, y el IMSS reexpide la base del SUA. Tarda más, pero se reconstruye. Lo que sí conviene recuperar de él son los papeles de trabajo, porque explican decisiones que el portal no muestra.

¿Qué revisamos al entrar y qué hacemos con lo que encontramos?

La revisión de entrada no es una auditoría de tu contador anterior; es la foto del punto de partida para que después nadie discuta qué venía de antes. Clasificamos los hallazgos en tres niveles: urgente (plazo corriendo: requerimientos, restricción de sellos, créditos exigibles), importante (declaraciones omitidas o inconsistentes, DIOT faltante, contabilidad electrónica no enviada) y mejorable (deducciones no aprovechadas, régimen que ya no conviene, estructura de nómina).

Cada hallazgo lleva un costo estimado de regularización y una fecha. Tú decides el orden; lo urgente lo atendemos aunque todavía no arranque el servicio mensual, porque un plazo vencido cuesta más que cualquier honorario.

¿Cómo se garantiza cero interrupción de la facturación?

El sello digital lo emite el SAT a nombre de la empresa con la e.firma del representante legal (art. 29 fr. II CFF) y el PAC timbra con ese sello. Nada de eso depende del contador: si él tiene copia del CSD, tú puedes seguir facturando con la tuya; si no tienes copia, generamos un CSD nuevo en CertiSAT Web el mismo día del corte y en 24-72 horas ya timbra. La cuenta del PAC se migra al correo de la empresa, no del despacho.

Lo mismo aplica a la nómina: el sistema puede cambiar, pero el registro patronal, los números de seguridad social y los CFDI de nómina previos siguen siendo los mismos. La primera quincena con Praxium se timbra con el sistema actual mientras se decide si conviene migrarlo.

¿Cuándo es el mejor momento para cambiar?

Con corte de mes, cualquier mes funciona. El más cómodo es enero (arranca ejercicio limpio); el más delicado es marzo-abril, porque la anual de persona moral vence el 31 de marzo y conviene que la presente quien llevó el ejercicio. Si el cambio es urgente por sellos restringidos o requerimiento con plazo, no esperes al corte: se atiende lo urgente primero y la migración contable después.

Qué hacer hoy: agenda el diagnóstico sin costo, junta tus accesos (contraseña del SAT, e.firma, CSD, IMSS) y define con tu contador actual la fecha de corte. Con eso, la migración empieza esta misma semana.