El código agrupador es la clave con la que el SAT traduce tu catálogo de cuentas al suyo: cada cuenta de mayor y subcuenta se asocia a un código del Anexo 24 de la RMF según su naturaleza, no según su nombre. Sin ese mapeo, la contabilidad electrónica se envía, pero no cuadra con tus declaraciones.
¿Tu contabilidad electrónica cuadra con tus declaraciones?
¿Qué es el código agrupador del SAT?
Es un catálogo de códigos numéricos publicado en el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal con el que todos los contribuyentes describen sus cuentas en el mismo idioma. Tu catálogo puede llamar «Banco Santander empresarial» a una cuenta; al enviarla al SAT, esa cuenta se asocia al código agrupador de bancos. Así, el SAT puede leer y comparar la contabilidad de cualquier empresa sin importar cómo nombre sus cuentas.
La obligación de fondo está en el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación: llevar contabilidad en medios electrónicos (fracción III) e ingresarla mensualmente al portal del SAT (fracción IV). El artículo 33 del Reglamento del CFF detalla qué integra esos registros, y el Anexo 24 define el formato: catálogo de cuentas con código agrupador, balanza de comprobación, pólizas y auxiliares.
¿Qué se envía y cuándo?
Son tres envíos con lógicas distintas. El catálogo se manda la primera vez y cada vez que lo modificas; la balanza va todos los meses; las pólizas sólo si el SAT las pide o si solicitas una devolución o compensación.
| Archivo | Qué contiene | Cuándo se envía |
|---|---|---|
| Catálogo de cuentas | Cada cuenta y subcuenta con su código agrupador, número, nombre, nivel y naturaleza | La primera vez y cada vez que se agregan o cambian cuentas |
| Balanza de comprobación mensual | Saldos iniciales, movimientos y saldos finales por cuenta | Personas morales: primeros 3 días del segundo mes posterior. Personas físicas: primeros 5 días |
| Balanza de cierre del ejercicio | Ajustes anuales incluidos | Personas morales: a más tardar el 20 de abril. Personas físicas: a más tardar el 22 de mayo |
| Pólizas y auxiliares | El detalle de cada asiento con sus CFDI relacionados | Sólo a requerimiento del SAT, o al solicitar devolución o compensación |
¿Tu contabilidad electrónica cuadra con tus declaraciones?
¿Cómo se mapea una cuenta a su código agrupador?
Por naturaleza y preponderancia de la cuenta, no por su nombre. La asociación se hace a nivel de cuenta de mayor y de subcuenta de primer nivel; el resto de tus subniveles queda dentro de tu catálogo, sin código. Estos son los cruces que más se usan y donde más se equivoca la gente:
| Cuenta típica de tu catálogo | Naturaleza real | Qué mira el SAT al cruzarla |
|---|---|---|
| Banco empresarial MXN | Bancos, activo circulante | Depósitos contra ingresos declarados |
| Clientes nacionales | Clientes, cuentas por cobrar | Facturación timbrada contra saldo pendiente |
| IVA acreditable pagado | IVA efectivamente pagado en el mes | El IVA acreditable de tu declaración mensual |
| IVA acreditable pendiente de pago | IVA de facturas aún no pagadas | Que no lo hayas acreditado antes de pagarlo |
| IVA trasladado cobrado | IVA de facturas ya cobradas | El IVA a cargo de tu declaración mensual |
| IVA trasladado no cobrado | IVA de facturas emitidas en PPD sin pago | Que no lo estés enterando antes de tiempo |
| Gastos generales | Gastos de operación | Deducciones autorizadas contra CFDI recibidos |
El error común: mapear por el nombre de la cuenta
El error clásico está en el IVA. Muchos catálogos tienen una sola cuenta de «IVA por pagar» y una sola de «IVA acreditable», sin separar lo cobrado de lo no cobrado ni lo pagado de lo pendiente. Cuando esas cuentas se asocian a un código que no corresponde, la balanza mensual deja de cuadrar contra la declaración de IVA y el cruce lo detecta un algoritmo, no una persona: la diferencia aparece en una carta invitación o en una revisión electrónica meses después.
El segundo error es no reenviar el catálogo. Cada vez que el contador da de alta cuentas nuevas —un banco, una línea de negocio, una cuenta de gastos— hay que volver a enviarlo. Si la balanza trae cuentas que no existen en el último catálogo recibido, el archivo se rechaza o se acepta con inconsistencias. El tercero es enviar la balanza sin el nivel y la naturaleza correctos de cada cuenta, lo que rompe la validación del XML.
El importe de las multas por no ingresar la contabilidad, ingresarla fuera de plazo o con alteraciones lo fijan los artículos 81 y 82 del CFF y se actualiza cada año: confírmalo contra el Anexo 5 de la RMF vigente antes de citar una cifra.
¿Qué hacer para dejar tu catálogo limpio?
Es un trabajo de una sola vez que después se mantiene solo. En orden:
- Descarga el Anexo 24 vigente del portal del SAT y trabaja siempre contra esa versión, no contra la del año pasado.
- Separa las cuentas de IVA en cuatro: acreditable pagado, acreditable pendiente de pago, trasladado cobrado y trasladado no cobrado.
- Asigna el código agrupador a cada cuenta de mayor y subcuenta de primer nivel por su naturaleza; deja tus subniveles internos sin código.
- Concilia un mes cualquiera: balanza contra declaración de IVA y contra ingresos timbrados. Si no cuadra, el mapeo está mal.
- Reenvía el catálogo cada vez que agregues cuentas, y guarda los acuses: son la prueba de cumplimiento.
- Si vas a pedir una devolución, ten listas las pólizas con sus CFDI relacionados: es lo primero que te van a requerir.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el código agrupador del SAT?
Es la lista de códigos del Anexo 24 de la RMF con la que cada contribuyente traduce las cuentas de su catálogo al lenguaje del SAT. Cada cuenta de mayor y subcuenta de primer nivel se asocia al código que corresponde a su naturaleza, de modo que el SAT pueda leer y comparar contabilidades con nombres de cuentas distintos.
¿Cada cuándo se envía la contabilidad electrónica?
El catálogo de cuentas se envía la primera vez y cada vez que se modifica. La balanza de comprobación es mensual: las personas morales la envían dentro de los primeros tres días del segundo mes posterior y las personas físicas dentro de los primeros cinco. Las pólizas sólo se entregan cuando el SAT las requiere o cuando se solicita una devolución o compensación.
¿Quién está obligado a enviar el catálogo con código agrupador?
Quien está obligado a llevar contabilidad electrónica conforme al artículo 28 del CFF, es decir, la mayoría de las personas morales y las personas físicas con actividad empresarial o profesional por encima de los umbrales que fija la RMF. Quedan fuera, entre otros, los contribuyentes del RESICO de personas físicas y quienes tributan por arrendamiento con deducción opcional.
¿Puedo usar el catálogo de cuentas de mi software tal como viene?
Sí, siempre que le asignes el código agrupador correcto a cada cuenta. El SAT no te obliga a cambiar tus números ni tus nombres de cuenta: te obliga a mapearlos. Lo que casi nunca sirve tal cual es el catálogo genérico del sistema en las cuentas de IVA, porque no separa lo cobrado de lo no cobrado.
¿Qué pasa si mi balanza no cuadra con mi declaración?
El SAT cruza automáticamente la balanza contra las declaraciones y los CFDI. Una diferencia recurrente en IVA o en ingresos suele derivar primero en una carta invitación y, si no se aclara, en una revisión electrónica del artículo 53-B del CFF con una preliquidación. Casi siempre el origen no es evasión: es un mapeo mal hecho del código agrupador.
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El Diagnóstico de Riesgo Fiscal detecta los cruces que el SAT ya está viendo: IVA acreditable, ingresos timbrados y balanzas fuera de plazo.