Balance, resultados y flujo cuentan tres historias distintas del mismo mes. Con seis señales —utilidad contra caja, IVA por pagar, clientes, inventarios, préstamos de socios y gastos sin comprobante— detectas un problema fiscal antes de que lo detecte el SAT.
¿Cuánto cuesta recibir esto cada mes?
¿Qué se revisa en los estados financieros de un mes?
Tres documentos y seis números. El balance general dice qué tienes y qué debes al último día del mes; el estado de resultados dice si el mes fue rentable; y el flujo de efectivo dice si hubo dinero, que es una pregunta distinta. Un mes puede cerrar con utilidad y sin caja, y un empresario que solo mira el estado de resultados no lo ve venir.
Para efectos fiscales, el documento que el SAT recibe es la balanza de comprobación —no los estados financieros formales— porque es la que se envía como parte de la contabilidad electrónica (art. 28 fr. IV CFF). Pero la balanza es el insumo de los tres estados: si los estados no cuadran o no tienen sentido, la balanza que enviaste tampoco. Por eso conviene revisarlos cada mes y no en marzo.
Las seis señales que anticipan un problema fiscal
Cada una tarda menos de dos minutos en revisarse y todas apuntan a una pregunta que la autoridad sabe hacer.
| Señal en el estado financiero | Qué revisar | Riesgo que anticipa |
|---|---|---|
| Utilidad alta y caja baja | Cuentas por cobrar y anticipos de clientes | Pagar ISR sobre una utilidad que aún no cobras |
| IVA por pagar que crece mes con mes | Conciliación del IVA trasladado contra el cobrado | Diferencias entre declaración, DIOT y contabilidad |
| Clientes con saldos muy antiguos | Antigüedad de saldos y CFDI cancelados | Ingresos facturados y no cobrados que ya acumulaste |
| Inventario que no se mueve | Rotación y mermas registradas | Costo de lo vendido que no corresponde a las ventas |
| Cuenta de préstamos de socios | Origen documentado de cada entrada | Presunción de ingresos y efectos del art. 140 LISR |
| Gastos sin CFDI o con CFDI incompleto | Conciliación de gastos contra comprobantes recibidos | Deducciones improcedentes y IVA no acreditable |
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Utilidad no es dinero: la conversación que más se evita
El ISR de una persona moral se calcula sobre la utilidad fiscal, y el art. 17 fr. I LISR fija tres momentos de acumulación —que se expida el comprobante, que se entregue el bien o se preste el servicio, o que se cobre o sea exigible el precio, aun cuando provenga de anticipos—, y manda tomar el que ocurra primero. Por eso una empresa que factura a noventa días paga impuesto sobre dinero que todavía está en la calle; y por eso, del otro lado, un anticipo cobrado también acumula aunque no hayas facturado ni entregado. Ver cada mes la brecha entre utilidad contable y saldo de clientes convierte esa sorpresa anual en una decisión de cobranza.
El caso espejo es igual de común: caja alta y utilidad contable baja porque se cobraron anticipos. Ojo con la lectura: para el ISR ese dinero sí es ingreso acumulable del mes en que se cobró (art. 17 fr. I, inciso c, LISR) y además causa IVA. Un estado de flujo de efectivo mensual separa las tres fuentes —operación, inversión y financiamiento— y evita confundir un préstamo bancario con un buen mes de ventas.
La cuenta que más preguntas genera: préstamos de socios
Es la línea del balance que más se usa para cuadrar y la que peor envejece. Cuando un socio mete dinero a la empresa sin documento, o lo saca sin registrar, se generan dos riesgos: para la empresa, la presunción de ingresos por depósitos no registrados; y para el socio, que el retiro se trate como dividendo ficto en términos del art. 140 LISR, cuya fracción II contempla expresamente los préstamos a socios o accionistas.
La regla práctica es simple: cada movimiento de esa cuenta necesita un contrato, una fecha de devolución y su registro contable. Y si el dinero entró en efectivo por más de $600,000, hay además una obligación informativa con plazo de quince días (art. 76 fr. XVI LISR) que casi nadie presenta a tiempo.
Qué pedirle a tu contador cada mes
Si lo único que recibes son las declaraciones pagadas, no estás recibiendo información financiera: estás recibiendo un acuse.
- Balanza de comprobación del mes, que es lo que se envía al SAT.
- Balance general y estado de resultados comparados contra el mes anterior.
- Antigüedad de saldos de clientes y de proveedores.
- Conciliación bancaria de todas las cuentas de la empresa.
- Papel de trabajo del IVA del mes cuadrado contra la DIOT.
- Nota breve de los movimientos inusuales: préstamos, anticipos y ajustes.
Preguntas frecuentes
¿Qué estados financieros necesita una PYME cada mes?
Balance general, estado de resultados y estado de flujo de efectivo, acompañados de la balanza de comprobación que es la que se envía al SAT como parte de la contabilidad electrónica (art. 28 fr. IV CFF). Los tres estados responden preguntas distintas: qué tienes, si ganaste y si hubo dinero.
¿Por qué mi empresa tiene utilidad pero no tiene dinero?
Porque la utilidad se genera con la venta y el dinero con la cobranza. Los ingresos se acumulan cuando ocurre primero cualquiera de estos tres supuestos: se expide el comprobante, se entrega el bien o se presta el servicio, o se cobra o se hace exigible el precio, incluidos los anticipos (art. 17 fr. I LISR). Por eso puedes pagar ISR sobre facturas aún no cobradas, y también sobre anticipos que aún no facturas.
¿Qué señal en mis estados financieros preocupa más al SAT?
Los depósitos sin origen documentado y la cuenta de préstamos de socios. La primera abre la puerta a la presunción de ingresos; la segunda, al tratamiento de dividendo ficto previsto en el art. 140 LISR, cuya fracción II se refiere a los préstamos a socios o accionistas. Ambas se resuelven con contratos y registro oportuno.
¿La balanza de comprobación es un estado financiero?
No exactamente: es el listado de saldos y movimientos de todas las cuentas, y de ella se derivan el balance y el estado de resultados. Es, sin embargo, el archivo que el SAT recibe cada mes en la contabilidad electrónica, así que su calidad determina la calidad de lo que la autoridad ve de tu empresa.
¿Cada cuándo debería revisar los estados financieros?
Cada mes, en cuanto cierre la contabilidad y antes de que se envíe la balanza. Revisarlos en marzo, cuando se prepara la anual, deja sin margen para corregir clasificaciones, documentar movimientos o recuperar comprobantes de gastos que ya no se pueden volver a pedir.
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