Mi contador no me entrega mi contabilidad: qué hacer

¿Puede mi contador quedarse con mi contabilidad?

No. El obligado a llevar la contabilidad eres tú (art. 28 del CFF) y el obligado a conservarla durante cinco años, a disposición de la autoridad, también (art. 30 del CFF). El despacho la tiene en custodia por el contrato de servicios, no en propiedad. En la ley fiscal no existe un derecho de retención de la contabilidad por honorarios impagos: el adeudo se cobra como cualquier otro, no reteniendo documentos que la autoridad puede exigirte a ti mañana.

Eso sí, hay una frontera real: no todo lo que tiene el despacho es «tu contabilidad». Los XML, las pólizas, los auxiliares, las balanzas, el catálogo de cuentas y los acuses sí lo son, porque el artículo 33 del Reglamento del CFF los enumera como parte integrante. Sus papeles de trabajo internos, sus plantillas y sus notas de cálculo no. Pedir lo primero con fundamento y no exigir lo segundo es lo que hace que la entrega avance en días en vez de meses. La lista con formato exacto está en qué pedirle a tu contador cuando lo cambias.

Qué recuperas tú solo del portal del SAT y qué no

Antes de pelear, descarga. Una parte grande de tu expediente vive en el portal del SAT y la bajas con tu contraseña, sin el despacho. Esta tabla separa lo que sí y lo que no, y qué le falta a cada pieza.

La carta de requerimiento: qué debe decir

Una petición por WhatsApp no deja rastro. Un requerimiento por escrito con acuse sí, y además es la prueba que necesitarás si esto termina en un reclamo civil. Seis elementos lo hacen efectivo.

1. Identificación: nombre o razón social, RFC, domicilio y periodo de la relación de servicios.
2. Fundamento: artículos 28 y 30 del CFF y artículo 33 de su Reglamento, que enumera qué integra la contabilidad.
3. Lista específica por ejercicio y formato: XML emitidos y recibidos, balanzas mensuales editables, catálogo de cuentas con código agrupador, pólizas, auxiliares y acuses. Pide archivos, no impresiones.
4. Plazo por escrito: cinco días hábiles suele bastar para una entrega digital.
5. Forma de entrega y acuse: liga de descarga o dispositivo, con acta simple firmada por ambos.
6. Doble vía de envío: correo con confirmación de lectura y ejemplar impreso con acuse o mensajería rastreable.

¿Y si hay honorarios pendientes?

Sepáralo del expediente. La ley fiscal no prevé la retención de la contabilidad como garantía de pago, pero un adeudo abierto le da al despacho un argumento de negociación. Si el monto es claro, págalo contra la entrega y documenta ambas cosas el mismo día; si está en disputa, ofrece por escrito pagar la parte no discutida. En los dos casos la entrega se pide por el artículo 28 del CFF, no como contraprestación.

Lo que no conviene es condicionar tú la entrega al resultado de la discusión: el reloj que corre no es el del pleito, es el del SAT. Si el día 17 llega sin declaración presentada, la multa y los recargos son tuyos aunque tengas toda la razón.

Cómo se reconstruye un ejercicio sin el despacho anterior

Se puede, y el orden importa: descargas todos los XML emitidos y recibidos del periodo, los cruzas contra los estados de cuenta bancarios para detectar movimientos sin comprobante, rearmas la balanza a partir de ahí y comparas los totales reconstruidos contra los acuses de las declaraciones presentadas. Las diferencias que aparezcan son el mapa real del problema, y se corrigen con complementarias espontáneas para no cargar multa (art. 73 del CFF).

Es trabajo adicional y se cotiza aparte de la iguala mensual. Como referencia de mercado, llevar la contabilidad mensual de una PYME persona moral con nómina, IVA y contabilidad electrónica se mueve entre $3,000 y $7,000 al mes; la puesta al día se cotiza por volumen de movimientos, no por mensualidad. Puedes estimar tu rango con la Calculadora de Honorarios de Contador.

¿Hay responsabilidad civil o penal por no entregar?

Civil, sí: el incumplimiento del contrato de servicios profesionales y el artículo 2615 del Código Civil Federal, que responsabiliza al profesionista por negligencia, impericia o dolo, sostienen el reclamo de los daños que la falta de entrega te haya causado; el artículo 2104 regula cómo se cuantifican.

Penal, con reservas: retener documentos ajenos puede encuadrar en figuras como el abuso de confianza, pero eso depende del código penal de tu entidad y de los hechos, y es un camino largo. Praxium no litiga en materia penal: si el caso llega ahí, te acompañamos con el expediente fiscal y te derivamos con un abogado aliado. Ante el SAT, el despacho solo se vuelve infractor si colaboró en la alteración de la contabilidad (art. 89 del CFF), no por negarse a entregarla.

El error común y qué hacer hoy

El error común es esperar la entrega antes de moverse. Mientras esperas, tus obligaciones vencen y el expediente se enfría. La secuencia correcta es al revés: primero aseguras lo que puedes bajar tú, luego pides por escrito lo que falta y solo al final discutes responsabilidades.

• Hoy mismo: cambia tu contraseña del SAT y verifica que tu e.firma siga vigente. Son tus llaves, no las del despacho.
• Descarga los XML del ejercicio en curso y del anterior, y los acuses de los últimos doce meses.
• Saca tu opinión de cumplimiento del artículo 32-D: es el termómetro de qué falta, en una hoja.
• Manda el requerimiento por escrito con lista específica, fundamento y plazo de cinco días hábiles.
• Si algo venció, corrígelo de forma espontánea antes del requerimiento: sin multa (art. 73 CFF), solo actualización y recargos.