Obligaciones de una empresa nueva: el primer año de tu SA de CV

¿Qué obligaciones tiene una empresa nueva desde el día uno?

Desde que el notario firma el acta constitutiva, tu SA de CV es un contribuyente con obligaciones propias: inscribirse en el RFC y obtener su e.firma (art. 27 CFF), habilitar su buzón tributario (art. 17-K CFF), tramitar el CSD para facturar (art. 29 fr. II CFF), llevar contabilidad electrónica (art. 28 CFF) y presentar cada mes IVA, retenciones y DIOT aunque salgan en ceros. Que todavía no vendas no suspende nada de esto.

El primer año tiene, además, dos particularidades que juegan a tu favor: no se presentan pagos provisionales de ISR en el ejercicio de inicio de operaciones (art. 14 LISR) y la empresa está exenta de repartir PTU durante su primer año de funcionamiento (art. 126 fr. I LFT). Esta página ordena todo en un calendario de 90 días; la explicación de cada obligación en el largo plazo está en la guía de obligaciones fiscales de una persona moral.

Calendario de los primeros 90 días de una SA de CV

El orden importa porque varias obligaciones dependen de la anterior: sin e.firma no hay CSD, sin CSD no hay factura, sin cuenta bancaria no hay pago deducible. Esta es la secuencia con su plazo y su fundamento.

¿Por qué no hay pagos provisionales de ISR el primer año y qué implica?

Los pagos provisionales se calculan con el coeficiente de utilidad del ejercicio anterior (art. 14 fr. I LISR). Una empresa nueva no tiene ejercicio anterior, así que la ley la exime de presentarlos en el ejercicio de inicio de operaciones (art. 14, último párrafo, LISR). Eso no significa que el primer año no pague ISR: lo paga completo en la declaración anual, a más tardar el 31 de marzo del año siguiente (art. 76 fr. V LISR).

Ese es el punto que sorprende a muchos fundadores: si tu SA de CV cerró su primer ejercicio con $600,000 de utilidad fiscal, en marzo pagas $180,000 de golpe (30 %, art. 9 LISR) sin haber adelantado nada. Y en abril arranca la primera obligación de pagos provisionales del segundo ejercicio, que cubre enero, febrero y marzo juntos con el coeficiente del primer año (art. 14 fr. I LISR). Conviene apartar el 30 % de la utilidad cada mes en una cuenta separada desde el primer año; el mecanismo completo lo explicamos en cómo se calculan los pagos provisionales de una persona moral.

¿Qué obligaciones nacen con el primer empleado?

En cuanto contratas a alguien, la empresa se vuelve patrón: alta patronal e inscripción del trabajador en el IMSS dentro de los 5 días hábiles siguientes (art. 15 fr. I LSS), con lo que también nace la obligación ante INFONAVIT; emisión del CFDI de nómina en cada pago (art. 99 fr. III LISR); retención y entero del ISR de sueldos (art. 96 LISR); e inscripción al padrón del Impuesto Sobre Nóminas de tu estado, un impuesto local que en la mayoría de las entidades va del 2 % al 4 % de la nómina y se declara cada mes.

La buena noticia del primer año es la PTU: el art. 126 fr. I LFT exceptúa a las empresas de nueva creación durante su primer año de funcionamiento. A partir del segundo ejercicio, si hay utilidad fiscal, la PTU se paga dentro de los 60 días siguientes a la anual (art. 122 LFT), es decir, a más tardar el 30 de mayo.

¿Qué obligaciones corporativas se olvidan en el primer año?

Las fiscales tienen fecha y recordatorio; las corporativas no, y por eso se acumulan. Una SA de CV debe llevar el registro de acciones (art. 128 LGSM), el libro de actas de asamblea (art. 194 LGSM) y, si es de capital variable, el libro de variaciones de capital (art. 219 LGSM). Después de inscribirse en el Registro Público de Comercio, debe publicar el aviso de inscripción en el registro de acciones en el sistema electrónico de la Secretaría de Economía (art. 129 LGSM) y, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre de cada ejercicio, celebrar la asamblea ordinaria anual que aprueba los estados financieros (art. 181 LGSM).

La obligación que más multas está generando es la del beneficiario controlador: identificar a las personas físicas que en última instancia controlan la sociedad y conservar esa información como parte de la contabilidad (art. 32-B Ter CFF). No hacerlo se sanciona con multas que superan el millón y medio de pesos por cada beneficiario no identificado (art. 84-M y 84-N CFF, montos actualizables). Se resuelve con un expediente de dos páginas el día que constituyes.

El error común y qué hacer hoy

El error típico es pensar «todavía no vendemos, todavía no tenemos obligaciones». Una persona moral las tiene desde su inscripción; cada mes sin declaración, aunque sea en ceros, es una multa independiente (art. 81 fr. I y 82 fr. I CFF) y las omisiones repetidas abren la restricción de sellos (art. 17-H Bis CFF) justo cuando empiezas a facturar. El segundo error es constituir sin presupuestar el arranque: notario, Registro Público, e.firma, sistema de facturación y contador del primer mes.

1. Confirma en la constancia de situación fiscal de la sociedad que el RFC, el régimen (General de Ley) y las obligaciones activas son correctos.
2. Tramita e.firma de la sociedad, habilita el buzón y genera el CSD antes de la primera venta.
3. Abre la cuenta bancaria de la empresa: todo gasto mayor a $2,000 debe salir de ahí para ser deducible (art. 27 fr. III LISR).
4. Arma el expediente corporativo el mismo mes: registro de acciones, libro de actas, beneficiario controlador y aviso en el sistema de Economía.
5. Aparta cada mes el 30 % de la utilidad para el ISR anual de marzo y presupuesta la constitución completa con la [Calculadora de Costos de Constitución](/herramientas/calculadora-constitucion-empresa).