¿Qué pasa si no envío la contabilidad electrónica al SAT?

¿Qué pasa si no envío mi contabilidad electrónica?

Hay dos consecuencias y la segunda es la que duele. La primera es la multa: la infracción está tipificada en el art. 81 fr. XLI del CFF —no ingresar la información contable por el portal del SAT estando obligado, ingresarla fuera de los plazos, no ajustarse a las reglas de carácter general del art. 28 fr. IV o ingresarla con alteraciones que impidan su lectura— y la multa correspondiente está en el art. 82 fr. XXXVIII, que va de $8,050 a $24,130 conforme al Anexo 5 de la RMF 2026 (DOF 28-12-2025). La misma fracción cubre no atender el requerimiento de información de la autoridad en esa materia.

La segunda consecuencia es estructural. Tus balanzas son la única versión propia de tu operación que el SAT tiene registrada. Si no las envías y llega una revisión electrónica (art. 53-B del CFF), la autoridad trabaja con lo que sí tiene —tus CFDI emitidos y recibidos, tus declaraciones, la información de terceros— y emite una preliquidación construida con esos datos. Tú puedes desvirtuarla, pero arrancas discutiendo un número que armó alguien más.

Qué se envía y cada cuándo

La obligación no es una sola: son tres tipos de archivo con naturaleza distinta —el catálogo de cuentas, las balanzas de comprobación y las pólizas con sus auxiliares— y el último solo se activa cuando te lo piden. En la práctica se traducen en cuatro envíos, porque la balanza se manda cada mes y una vez más al cierre del ejercicio. Los plazos exactos de las balanzas los fija la Resolución Miscelánea Fiscal vigente y se diferencian entre persona moral y persona física, así que conviene confirmarlos en la RMF del ejercicio antes de programar el envío.

¿Quién está liberado de enviar contabilidad electrónica?

No todos están obligados. La obligación nace del art. 28 fr. IV del CFF, pero la RMF vigente libera a determinados contribuyentes, entre ellos quienes registran sus operaciones en «Mis cuentas» del portal. Como el supuesto depende del régimen y del nivel de ingresos, confírmalo antes de contratar un envío que quizá no te corresponde, y antes de dar por buena una multa que quizá no te aplica.

El envío rechazado no es un envío hecho

Este es el hueco más frecuente en empresas que sí cumplen. El sistema valida la estructura del XML y devuelve un acuse; si el archivo se rechaza por un error de formato, de código agrupador o de saldos que no cuadran, el periodo queda como no presentado aunque tú tengas el comprobante del intento. Y el rechazo no siempre se notifica de manera visible: hay que entrar a consultar el estatus.

La regla 2.8.1.6 de la RMF prevé un plazo breve para reenviar el archivo rechazado, pero conviene leerla con cuidado: es una excepción condicionada a supuestos concretos, no la regla general de que siempre tengas cinco días para corregir cualquier envío. Tratarla como un margen automático es la forma más rápida de acumular periodos abiertos.

Por eso el control mínimo es un tablero de acuses: por cada periodo, el acuse de aceptación descargado y guardado. No el correo del contador diciendo que ya se envió.

Qué hacer hoy

Cuatro pasos para saber en qué situación real estás, en menos de una hora.

1. Entra al portal del SAT y consulta el estatus de tus envíos de contabilidad electrónica del ejercicio: verás cuáles fueron aceptados y cuáles rechazados.
2. Confirma primero si estás obligado. La RMF vigente libera a varios tipos de contribuyente, y no tiene sentido pagar por un envío que no te corresponde ni asumir una multa que no aplica.
3. Si hay periodos rechazados o no enviados, ponlos al día antes de cualquier requerimiento: la corrección espontánea del art. 73 del CFF sigue siendo la vía más barata.
4. Guarda el acuse de aceptación de cada periodo en un solo lugar, junto a los acuses de declaración. Es el expediente que te pedirán en una revisión y el que sostiene una devolución.

El vínculo con la devolución y con la opinión de cumplimiento

Hay dos momentos en los que la contabilidad electrónica deja de ser un trámite y se vuelve el cuello de botella. El primero es la devolución de un saldo a favor: cuando la autoridad requiere información para resolver, las pólizas y los auxiliares son exactamente lo que pide, y no tenerlos ordenados consume el plazo de veinte días que tienes para atender el requerimiento, mientras el suyo para resolver es de cuarenta días hábiles (art. 22 del CFF).

El segundo es tu opinión de cumplimiento: el art. 32-D del CFF la vuelve negativa cuando hay obligaciones formales pendientes, y con ella se caen licitaciones, créditos y contratos con corporativos que la exigen a sus proveedores. Conservar la contabilidad y sus registros por cinco años no es un exceso de celo: es el plazo del art. 30 del CFF.