Balance general en contabilidad: qué es y cómo se arma

Balance general y balanza de comprobación no son lo mismo

Es la confusión que más tiempo hace perder. La **balanza de comprobación** es un listado de todas las cuentas con sus saldos deudores y acreedores, se genera cada mes y es la que se envía al SAT como parte de la contabilidad electrónica (art. 28 fracción IV del CFF). El **balance general** es un estado financiero: toma esos saldos y los ordena en tres bloques —activo, pasivo y capital contable— a una fecha determinada.

Uno es materia prima, el otro es el informe. Ambos forman parte de la contabilidad: el art. 33 del Reglamento del CFF incluye expresamente entre los registros la obligación de formular los estados de posición financiera y de resultados (apartado B, fracción VI), y el art. 76 fracción IV de la LISR obliga a las personas morales a formular un estado de posición financiera a la fecha en que termine el ejercicio, que es el insumo de la declaración anual del art. 76 fracción V.

La ecuación y los tres bloques

Un balance siempre cumple una identidad: activo = pasivo + capital contable. Si no cuadra, hay un error de registro, no una particularidad del negocio.

El **activo** es lo que la empresa tiene y espera convertir en beneficio: circulante (bancos, clientes, inventarios, IVA acreditable pendiente de acreditar) y no circulante (equipo, mobiliario, inmuebles, intangibles), estos últimos netos de su depreciación acumulada. El **pasivo** es lo que debe: a corto plazo (proveedores, impuestos por pagar, acreedores) y a largo plazo (créditos bancarios a más de un año). El **capital contable** es la diferencia: capital social aportado, reserva legal, resultados de ejercicios anteriores y resultado del ejercicio.

Tabla: un balance general de PYME, con números que cuadran

Una comercializadora al 31 de diciembre. Los importes son ilustrativos, pero la estructura y la suma son las reales.

Para qué lo vas a necesitar (más allá del SAT)

El capital contable es el que manda en varias decisiones societarias y fiscales. La reserva legal se separa del 5 % de las utilidades hasta alcanzar el 20 % del capital social (art. 20 de la LGSM), y sin utilidades aprobadas y pérdidas restituidas no hay reparto de dividendos válido (art. 19 de la LGSM). Para una reducción de capital, lo que se compara es el reembolso contra la cuenta de capital de aportación del art. 78 de la LISR.

Fuera del expediente fiscal, el balance es lo primero que pide un banco para una línea de crédito, un inversionista en una ronda o un comprador en una due diligence. Una empresa que solo produce balanzas de comprobación tiene contabilidad, pero no tiene información con la que negociar.

El error común y qué hacer hoy

El error más caro en una PYME es la cuenta de «préstamos a socios» que crece cada mes porque los retiros del dueño se registran ahí. En el balance se ve como un activo; en una revisión puede tratarse como dividendo conforme al art. 140 fracción II de la LISR si no cumple las condiciones de la ley. El segundo error es no depreciar: activos fijos registrados a valor de compra durante años inflan el activo y el capital contable, y distorsionan cualquier decisión que se tome con ese número.

Si nunca has visto el balance de tu empresa, pídelo con corte al último mes cerrado y revisa tres cosas: que cuadre, que la cuenta de socios no sea la más grande del activo y que el resultado del ejercicio coincida con lo que declaraste.