Sustitución de los CFDI previos: la clave 04 explicada

¿Qué significa «04 sustitución de los CFDI previos»?

Es la clave que declara que una factura reemplaza a otra. Vive en el catálogo de tipos de relación del estándar técnico del Anexo 20 y se captura en el comprobante nuevo, en el nodo de CFDI relacionados, junto con el folio fiscal del comprobante al que sustituye. Es el único tipo de relación cuyo uso no es discrecional: si emites una factura para corregir otra, la relación 04 tiene que estar ahí.

El comprobante nuevo se emite completo y correcto, con su propio folio, su propia fecha y sus propios impuestos. La relación 04 no lo convierte en una corrección parcial: es una factura entera que además dice de qué folio viene. Ese detalle explica por qué la sustitución no sirve para cambiar un dato de una operación que ya se declaró en otro ejercicio sin revisar los efectos fiscales del periodo.

Dos catálogos, dos claves 04: de dónde viene la confusión

Casi todos los errores de sustitución nacen aquí. Hay un «04» en el catálogo de tipos de relación y otro «04» en el de motivos de cancelación, y significan cosas distintas. Esta es la correspondencia correcta.

El orden correcto, paso a paso

La secuencia no es negociable, porque el motivo de cancelación 01 pide el folio fiscal del comprobante sustituto y ese folio solo existe cuando ya lo timbraste.

1. Identifica el error y decide si de verdad necesitas sustituir: un descuento o una devolución no se sustituyen, se documentan con un comprobante de egreso.
2. Emite el CFDI nuevo con todos los datos correctos y registra en él la relación 04 con el folio fiscal del comprobante que reemplaza.
3. Copia el folio fiscal del comprobante nuevo: lo vas a necesitar en el paso siguiente.
4. Cancela el comprobante viejo con el motivo 01 y captura ahí el folio del sustituto.
5. Verifica en el portal del SAT que el viejo quedó cancelado y el nuevo vigente, y avisa a tu cliente para que reemplace el XML en su contabilidad.

¿Hasta cuándo puedes sustituir una factura?

El plazo tiene nombre y fecha. El artículo 29-A del Código Fiscal, en el párrafo reformado por el decreto publicado en el Diario Oficial el 7 de noviembre de 2025, permite cancelar a más tardar en el mes en el que se deba presentar la declaración anual del ISR del ejercicio en que se expidió el comprobante, y siempre que el receptor acepte la cancelación cuando su aceptación sea necesaria. Ojo con una idea que circula: no es que antes no hubiera límite. Desde la reforma vigente en 2022 la cancelación ya estaba acotada al ejercicio de expedición, y la Resolución Miscelánea la había extendido al mes de la anual; lo que hizo el decreto de 2025 fue llevar ese plazo al texto de la ley. Tus facturas de 2022 a 2025 tampoco están abiertas.

En términos prácticos: una factura de 2026 emitida por una persona moral se puede cancelar hasta marzo de 2027, y una de persona física hasta abril de 2027. Después de esa fecha, el camino ya no es cancelar: es corregir los efectos fiscales por otra vía y documentar por qué el comprobante quedó como quedó. Si el error afecta la deducción de tu cliente, el tiempo corre en su contra, no solo en la tuya.

Los tres errores que rompen una sustitución

Ninguno se arregla solo, y dos de ellos dejan huella permanente en el historial del SAT.

• Cancelar primero y emitir después. Al no tener folio sustituto, terminas usando el motivo 02 y la relación entre ambos comprobantes se pierde: nadie puede reconstruir que uno reemplazó al otro.
• Usar la relación 04 para una nota de crédito. La devolución, el descuento o la bonificación se documentan con un CFDI de egreso relacionado con la clave que les corresponde, no sustituyendo el ingreso original.
• Sustituir para cambiar el RFC del receptor cuando en realidad cambió la persona con la que operaste. Ahí no hubo error de captura: hubo otra operación, y el tratamiento es distinto.
• Olvidar los recibos electrónicos de pago. Si el comprobante sustituido tenía pagos asociados, esos recibos quedan apuntando a un folio cancelado y hay que revisarlos antes de cerrar el mes.

Qué hacer hoy

Si traes facturas del ejercicio con errores detectados, este es el orden de prioridad: primero las que tu cliente ya dedujo, porque el plazo de cancelación las alcanza a ambos; después las que solo afectan tu contabilidad. Y antes de sustituir nada, confirma que el error sea de captura y no de fondo. La fracción IX del artículo 29-A del Código Fiscal exige que el comprobante ampare una operación existente: sustituir el papel no arregla una operación que no ocurrió.