CFDI significa Comprobante Fiscal Digital por Internet. Un archivo se convierte en CFDI cuando el SAT le asigna folio e incorpora su sello digital (art. 29 fr. IV CFF). El XML es el comprobante; la representación impresa solo presume que existe.
¿Tus XML están completos y conciliados?
¿Qué significa CFDI y qué convierte un archivo en uno?
CFDI son las siglas de Comprobante Fiscal Digital por Internet. Lo que convierte un archivo XML en CFDI no es haberlo generado, sino haberlo remitido al SAT antes de expedirlo para que valide los requisitos del artículo 29-A, le asigne el folio fiscal e incorpore su sello digital (art. 29, fracción IV, del Código Fiscal de la Federación). Ese paso lo hace un proveedor autorizado de certificación y es lo que se conoce como timbrar.
Antes del timbre tienes un borrador. Después del timbre tienes un comprobante con efectos fiscales, identificado por un folio fiscal único —el UUID— que lo distingue de cualquier otro comprobante emitido en el país.
El XML es la factura; el PDF solo la representa
La fracción V del artículo 29 del CFF lo dice con una precisión que conviene leer despacio: el emisor debe entregar el archivo electrónico del CFDI y, cuando el cliente la solicite, su representación impresa, «la cual únicamente presume la existencia de dicho comprobante fiscal». El PDF es una fotografía; el XML es el documento.
De ahí sale el error que más deducciones cuesta: archivar solo el PDF que llegó por correo. Si el emisor cancela el comprobante o el XML nunca existió, el PDF no te sirve para acreditar nada. Lo que hay que pedir, guardar y respaldar es el XML.
¿Tus XML están completos y conciliados?
Las cuatro piezas de un CFDI válido
Estos elementos aparecen en cualquier comprobante y son los que se revisan cuando hay dudas sobre su validez.
| Pieza | Qué es | Base |
|---|---|---|
| Sello del emisor | La firma del contribuyente hecha con su certificado de sello digital | art. 29 fr. II y 29-A fr. II CFF |
| Folio fiscal (UUID) | El identificador único que asigna el SAT al timbrar | art. 29 fr. IV inciso b) CFF |
| Sello digital del SAT | La constancia de que la autoridad validó y certificó el comprobante | art. 29 fr. IV inciso c) CFF |
| Datos del receptor | RFC, nombre, código postal del domicilio fiscal y clave de uso fiscal | art. 29-A fr. IV CFF |
Cómo se comprueba que un CFDI es auténtico
El propio artículo 29 del CFF reconoce esta facultad: puedes consultar en el portal del SAT si el folio fue autorizado al emisor y si el certificado estaba vigente al momento de la emisión.
- Abre el servicio de verificación de comprobantes en el portal del SAT.
- Captura el folio fiscal (UUID), el RFC del emisor, el RFC del receptor y el total del comprobante.
- Confirma que el estado sea vigente y que el certificado del emisor estuviera activo en la fecha de emisión.
- Si el resultado dice cancelado, pide al emisor la sustitución antes de registrar el gasto.
- Guarda el XML y el acuse de la consulta junto con el comprobante de pago de la operación.
Cuánto tiempo debes conservarlo y hasta cuándo se puede cancelar
La contabilidad y los comprobantes se conservan durante cinco años, contados a partir de la fecha en que se presentaron o debieron presentarse las declaraciones con ellos relacionadas (art. 30 del CFF). En la práctica eso significa respaldar los XML, no dejarlos viviendo solo en el portal del proveedor de facturación.
La cancelación también tiene fecha límite: un CFDI se puede cancelar a más tardar en el mes en el que se deba presentar la declaración anual del ISR del ejercicio en que se expidió, y siempre que quien lo recibió acepte la cancelación (art. 29-A del CFF). Además, cuando se cancela un comprobante de ingresos hay que justificar y soportar documentalmente el motivo, porque la autoridad puede verificarlo.
Qué hacer hoy
Cinco minutos de orden aquí evitan la conversación incómoda de la revisión.
- Revisa dónde viven tus XML: si solo están en el portal de tu proveedor, descárgalos y respáldalos.
- Pide siempre XML y PDF a tus proveedores, no solo el PDF.
- Verifica en el portal del SAT los comprobantes grandes antes de pagarlos.
- Descarga tus CFDI emitidos y recibidos del mes y concíliales contra tu contabilidad.
- Organiza el respaldo por ejercicio: cinco años es el mínimo del artículo 30 del CFF.
Preguntas frecuentes
¿Qué significan las siglas CFDI?
Comprobante Fiscal Digital por Internet. Es el nombre que el Código Fiscal de la Federación da a la factura electrónica mexicana: un archivo XML que el SAT valida, folia y sella antes de que pueda expedirse, conforme al artículo 29 del CFF.
¿El PDF de una factura es válido ante el SAT?
Es solo la representación impresa y, según el artículo 29, fracción V, del CFF, únicamente presume la existencia del comprobante. El documento con efectos fiscales es el archivo XML timbrado: es el que debes pedir, conservar y respaldar.
¿Qué es el folio fiscal o UUID de un CFDI?
Es el identificador único que el SAT asigna al comprobante al momento de certificarlo (art. 29 fr. IV inciso b) del CFF). Con ese folio, más los RFC y el total, puedes verificar en el portal del SAT si el comprobante está vigente o cancelado.
¿Cuánto tiempo debo guardar mis CFDI?
Cinco años, contados desde la fecha en que se presentaron o debieron presentarse las declaraciones relacionadas (art. 30 del CFF). Conviene respaldar los XML fuera del portal del proveedor de facturación, porque ese servicio puede terminar antes que el plazo.
¿Hasta cuándo puedo cancelar un CFDI?
A más tardar en el mes en el que se deba presentar la declaración anual del ISR del ejercicio en que se expidió, y siempre que el receptor acepte la cancelación (art. 29-A del CFF). Si el comprobante ampara ingresos, además debes justificar y documentar el motivo.
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