Cómo declarar el impuesto sobre nóminas estatal, paso a paso

¿Dónde y cuándo se declara el impuesto sobre nóminas?

En el portal de la secretaría de finanzas o tesorería de tu estado, no en el SAT. Es un impuesto local: cada entidad tiene su propia ley, su propia tasa, su propio padrón de contribuyentes y su propia fecha de pago. La base, en cambio, es casi siempre la misma: el monto total de las erogaciones por remuneraciones al trabajo personal subordinado.

La fecha es el primer punto donde se equivoca quien opera en varias plazas. En la Ciudad de México se paga a más tardar el día 17 del mes siguiente (art. 159 del Código Fiscal local) y en Nuevo León también (art. 158 de su Ley de Hacienda), pero en Jalisco el plazo vence el día 12 (art. 43 de la Ley de Hacienda del Estado) y en Puebla el día 17, salvo que la erogación sea ocasional: entonces son diez días hábiles (art. 15 de la Ley de Hacienda para el Estado Libre y Soberano de Puebla).

Cuatro estados, cuatro reglas distintas

Las tasas se revisan cada año, y en varios estados no están en la Ley de Hacienda sino en la Ley de Ingresos del ejercicio: confírmalas antes de presupuestar.

Qué entra en la base y qué no

La base son las remuneraciones al trabajo personal subordinado, con el nombre que se les dé: sueldo, tiempo extra, aguinaldo, prima vacacional, gratificaciones, comisiones, despensa, fondo de ahorro en la parte que corresponda. Cada ley estatal enumera después sus propias exclusiones, y ahí es donde cambian de verdad los cálculos entre estados.

Nuevo León agrega un supuesto que sorprende a muchas empresas: también grava los pagos por honorarios a personas físicas que prestan servicios preponderantemente a un solo prestatario cuando por esos servicios no se paga IVA, y la propia ley obliga al prestador a avisar por escrito si sus ingresos del año anterior con ese cliente rebasaron el 50 % (art. 154 de su Ley de Hacienda). Si no avisa, el obligado a pagar es el prestatario.

Cómo se declara, paso a paso

El flujo es parecido en casi todas las entidades, aunque los nombres de las pantallas cambien.

1. Inscríbete en el padrón estatal: es un alta distinta de la del RFC y de la del IMSS, y suele tener plazo de un mes desde que inicias actividades.
2. Arma la base del mes con el mismo detalle de tus CFDI de nómina timbrados (art. 99 fr. III LISR): así el cálculo queda conciliado desde el origen.
3. Resta los conceptos que la ley de tu estado excluye expresamente, y documenta cada exclusión en la contabilidad.
4. Aplica la tasa vigente del ejercicio y revisa si tu estado tiene reducciones o subsidios por generación de empleo.
5. Presenta la declaración en el portal estatal y paga la línea de captura dentro de la fecha límite.
6. Guarda declaración y comprobante de pago: son el respaldo si la tesorería local requiere aclaraciones.

Los errores que más cuestan

El primero es declarar solo donde está el domicilio fiscal. El impuesto se causa donde se presta el trabajo: si tienes personal en otra entidad, ahí también hay obligación, aunque tu oficina principal esté en otro lado.

El segundo es dejar de presentar cuando no hubo nómina. Varias leyes estatales, como la de Jalisco y la de la Ciudad de México, obligan a presentar la declaración aun sin erogaciones, hasta que se dé el aviso de baja o de suspensión en el padrón. El tercero es olvidar que las tesorerías estatales cruzan tu nómina contra los CFDI que ya tiene el SAT: la diferencia entre lo timbrado y lo declarado localmente es de las primeras cosas que revisan.

Qué hacer hoy

Si operas en más de un estado o acabas de contratar, estas cuatro revisiones evitan el requerimiento típico.

• Haz la lista de estados donde tienes personal prestando servicios, no solo donde está tu domicilio fiscal.
• Verifica que estés inscrito en el padrón de cada uno de esos estados.
• Confirma la tasa vigente del ejercicio en la Ley de Ingresos estatal, no en una nota de blog del año pasado.
• Cuadra el total timbrado en CFDI de nómina del mes contra la base que declaraste localmente.