CFDI de retenciones e información de pagos: cómo se emite

¿Cuándo hay que emitir un CFDI de retenciones e información de pagos?

Cuando pagas un concepto cuya retención no viaja dentro de una factura de ingresos. Ese es el criterio práctico. El CFDI de retenciones e información de pagos es un comprobante distinto del CFDI de ingresos: no lleva conceptos ni traslado de IVA, lleva el monto del pago, el impuesto retenido y —casi siempre— un complemento obligatorio que identifica el tipo de operación.

Los casos típicos en una PYME son cinco: dividendos o utilidades distribuidos a socios, intereses pagados, pagos a residentes en el extranjero, retenciones de plataformas tecnológicas a sus prestadores y arrendamiento en fideicomiso. Fuera de esa lista, la mayoría de las retenciones cotidianas —honorarios y rentas de personas físicas— no necesitan un comprobante aparte.

¿Cuándo NO hace falta y basta el desglose?

Cuando quien te presta el servicio te emite un CFDI de ingresos con la retención desglosada. Si una persona física te factura honorarios o la renta de un local, la ley te obliga a retener ISR e IVA (arts. 106 y 116 LISR y art. 1-A LIVA), pero esa retención ya aparece en el comprobante que ella emite y que tú recibes; ese CFDI hace las veces de constancia y es el que ampara tu deducción.

Lo mismo pasa con los sueldos: la retención de ISR del trabajador viaja en el CFDI de nómina, no en un comprobante de retenciones aparte. Emitir uno extra en estos casos no es ilegal, pero duplica información y confunde las conciliaciones. La distinción vale la pena porque el error más común es el inverso: creer que el desglose en la factura cubre también los dividendos y los pagos al extranjero, que sí exigen su propio comprobante.

Qué comprobante toca en cada caso

Este cuadro es el que conviene tener a la mano en el cierre: dice qué emites, con qué complemento y cuándo.

¿Hasta cuándo se puede emitir? La regla del mes de enero

La regla de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente sobre este comprobante permite emitirlo de manera anualizada durante el mes de enero del año inmediato siguiente a aquel en que se realizó la retención o el pago, salvo que una disposición legal o reglamentaria expresa diga otra cosa, o que el receptor lo solicite al momento de la operación.

En la práctica eso convierte al 31 de enero en una fecha de cierre real: los CFDI de retenciones del ejercicio anterior se expiden ahí. Pero anualizar no es obligatorio ni siempre conveniente. Si tu socio necesita la constancia de dividendos para su declaración anual, o tu proveedor extranjero la requiere para acreditar el impuesto en su país, lo razonable es emitirlo al momento del pago.

Cómo se emite, paso a paso

El proceso es el mismo que el de cualquier CFDI, con dos diferencias: el tipo de comprobante y el complemento.

1. Verifica que tu certificado de sello digital esté vigente: sin CSD activo no timbras nada.
2. Identifica el complemento que corresponde a la operación; sin él, el comprobante no describe la retención.
3. Captura el RFC del receptor y valida que exista y esté activo: un RFC mal escrito invalida el comprobante.
4. Registra el monto del pago, la base y el impuesto retenido por cada tipo de impuesto.
5. Timbra con tu proveedor de certificación o desde el servicio gratuito del SAT.
6. Entrega el XML y la representación impresa al receptor: la constancia solo sirve si llega.
7. Concilia contra las declaraciones de retenciones enteradas del periodo: lo emitido y lo pagado deben cuadrar.

El error que cuesta dinero

Retener, enterar y no emitir el comprobante. Ocurre casi siempre con dividendos: la empresa paga al socio, entera el ISR y nadie expide el CFDI de retenciones con el complemento de dividendos. El socio llega a su declaración anual sin el documento que acredita el impuesto pagado y lo termina absorbiendo dos veces, o pierde el acreditamiento.

El segundo error es cancelar tarde. Desde la reforma al art. 29-A del CFF publicada el 7 de noviembre de 2025 y vigente a partir de 2026, la cancelación de un CFDI procede a más tardar en el mes en que deba presentarse la declaración anual del ISR del ejercicio en que se expidió —marzo para personas morales, abril para personas físicas— y siempre que quien lo recibió acepte la cancelación. Conviene leer la reforma en su sentido real: subió a ley un plazo que antes venía de la Resolución Miscelánea, porque el Código solo permitía cancelar dentro del mismo ejercicio de expedición. Un comprobante de retenciones mal emitido en marzo tiene ventana, y esa ventana se cierra con la anual.