Deducciones autorizadas de persona física con actividad empresarial

Autorizadas y personales: dos listas distintas

Las deducciones autorizadas son los gastos de tu negocio y las enumera el artículo 103 de la Ley del ISR en siete fracciones. Se restan de tus ingresos cobrados cada mes, en el pago provisional, y otra vez en la anual. Las deducciones personales son gastos de tu vida —médicos, funerarios, hipoteca— y están en el artículo 151: solo se aplican una vez al año y tienen un tope global. Las colegiaturas también se restan en la anual, pero no salen del 151: son un estímulo del decreto publicado en el Diario Oficial el 26 de diciembre de 2013, con tope por nivel educativo y fuera de ese límite global.

Mezclarlas es el error más caro del régimen. Meter la consulta del dentista en el pago mensual infla la deducción del negocio y deja fuera un gasto que sí servía en abril; y al revés, olvidar la renta del despacho en el mes no se compensa después.

Las siete fracciones del artículo 103

El artículo es breve y a veces decepciona a quien espera una lista de cien conceptos. Su fracción III, «los gastos», es deliberadamente amplia: ahí cabe todo lo que sea estrictamente indispensable para tu actividad.

Los requisitos del artículo 105 que tiran deducciones

Tener la factura no basta. El artículo 105 exige que el gasto esté efectivamente erogado en el ejercicio, que sea estrictamente indispensable para tu actividad, que las inversiones se deduzcan conforme al artículo 104 y que se reste una sola vez. Y por remisión al artículo 27 fracción III, todo pago mayor a $2,000 debe hacerse con transferencia, cheque nominativo, tarjeta de crédito, débito o servicios, o monedero electrónico autorizado.

El combustible tiene regla propia: se paga siempre con esos medios aunque el importe sea menor a $2,000, y el comprobante debe traer los datos del permiso de la Ley de Hidrocarburos del proveedor. Es una de las causas más frecuentes de gasolina no deducible.

• Efectivamente pagado en el ejercicio: lo devengado y no pagado no deduce.
• Estrictamente indispensable: la relación con tu actividad debe ser demostrable.
• CFDI vigente y a tu RFC, obtenido a más tardar al presentar la declaración del ejercicio.
• Pagos mayores a $2,000 por medio bancario o tarjeta; combustibles siempre.
• Las inversiones se deducen por porcentajes anuales, no de golpe.

Ejemplo: cómo se ve un año completo

Una consultora cobra $900,000 en el año. Sus deducciones autorizadas suman $380,000: renta del despacho, servicios, equipo, honorarios de una asistente por honorarios y cuotas del IMSS de un empleado. Su utilidad es de $520,000. Además tuvo $45,000 de deducciones personales, dentro de su tope del 15 % ($135,000 sobre ingresos de $900,000).

Las autorizadas hicieron el trabajo pesado: bajaron la base $380,000. Las personales aportaron otros $45,000 en la anual. Un error frecuente aquí sería no deducir el equipo comprado en diciembre porque «no alcanzó a usarse»: las inversiones se deducen en el ejercicio en que se inicia su utilización o en el siguiente, aun cuando no se haya erogado todo el monto.

Lo que nunca es deducción autorizada

Los gastos personales, aunque tengas la factura a tu RFC: la comida familiar, la ropa, el gimnasio, el viaje de vacaciones. La regla de la indispensabilidad no admite el argumento de «también lo uso para trabajar» sin más. Tampoco lo son las multas y recargos que pagues al SAT, ni los pagos hechos a contribuyentes publicados en las listas del artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación por operaciones inexistentes.

Y una aclaración que evita disgustos: en el Régimen Simplificado de Confianza nada de esto aplica. Los artículos 113-E y 113-F obligan a calcular sobre ingresos cobrados sin aplicar deducción alguna. Si tienes gastos fuertes, esa comparación es justamente la que conviene hacer antes de elegir régimen.